クリニックに事務長は必ず必要な存在ではありませんが、クリニックの経営や管理を任せられる存在がいれば、安心して医療に専念できるという点からも、雇用を検討するのも一手かもしれません。しかし、いざ雇ってみた結果、思うように仕事を任せることができず、かえって負担が大きくなったり、ストレスを感じたりすることもないとはいえません。そこで今回は、クリニックの事務長育成のポイントについて考えていきたいと思います。

クリニックの事務長が担う役割は？

クリニックの事務長育成のポイントを知るために、まずは、クリニックの事務長がどんな役割を担っているのかをみていきましょう。

クリニックの事務長の役割は、クリニックにおける「経営」と「管理」が主になります。「経営」と「管理」をおこなううえでは、以下のようなことを考えて実践していく必要があります。

経営

1. 院長が理想とする医療を理解して、その実現に向かって何をすべきか考える
2. 集患・増患のための施策を考える。SEO対策に力を入れたり、クリニックの特徴を多くの人に知ってもらうために情報を発信したりする
3. 現状を把握して課題を明確化したうえで、戦略を立案していく
4. 財務データを把握して管理する。また、必要な資材などを見直して、節税方法などを考える

管理

1. スタッフ採用の際の面談、面接、MTGのファシリテーションまで担う
2. 働いているスタッフの教育をはじめ、人材が定着するための施策を考える
3. 働いているスタッフの声を拾い、院長との橋渡しをする
4. クリニックのビジョンや目的を実現させるための施策を考える
5. 必要なマーケティングをおこなう
6. 労務管理をおこなう

これらをこなすうえで必要なスキルや知識としては、以下が考えられます。

経営スキル

マーケティングスキル、経営分析力、戦略立案力、マネジメント知識、コーチングスキル

管理スキル

人事マネジメント力、組織オペレーション力、プロジェクト管理能力、仕事デザイン力、マネジメント知識

クリニックの事務長が担う業務を種類別に分類すると？

前述の通り、クリニックの事務長には、経営および管理に関することを幅広くこなすことが求められます。また、業務の種類別に見ると、どんな仕事であるかがさらに明確にイメージできるでしょう。

事務長が担う具体的な仕事

クリニックの事務長育成には何が必要？

クリニックの事務長は幅広い業務を担うため、はじめからすべてを器用にこなせる人材は少ないかもしれません。たとえば、広報や総務は得意である一方、経理・財務は不得手という場合もあれば、すべての業務が平均点レベルという人もいるでしょう。クリニックの事務長は医療そのものをおこなうわけではないので、前職もさまざま。事務長に就任する以前の経験によって、長けている能力やスキルにも差があります。そのため、自院の事務長になってもらうなら、どんな能力に長けている人がいいかを考えて人選するのも一手。足りないスキルについては、一つひとつ覚えていってもらえるようであれば、問題ありません。

高いモチベーションは必須要素

ただし、自らに足りていない部分を自覚して、クリニックに相応しい事務長になるために努力できる人材であることはマスト。事務長採用の際には、候補者の人格や仕事に対する姿勢までしっかりと見極めたいものです。やる気やモチベーションなども考慮しながらベストな人材を見つけるためにも、人材紹介会社を利用するのはアリ。その際は、前職で培ったスキルなどの条件も、しっかり伝えられるといいですね。

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