クリニックのスタッフ雇用に必須の「労働条件通知書」の作り方とは?

クリニックで働く人を雇用したら、使用者である医師・クリニック院長は「労働条件通知書」を作成し、その人に渡さなければなりません。

これは、労働基準法で必ず行なわなければならないと定められています。

これからクリニックを開業する未来の院長の皆さんもぜひ知っておいてください。今回は「労働条件通知書」についてご紹介します。

目次
  1. 「労働条件通知書」とは?
  2. 労働条件通知書が必要な理由
  3. 労働条件通知書と雇用契約書の違い
  4. 労働条件通知書に盛り込むべき内容
  5. 「労働基準法」を確認! 罰則があります
  6. 「労働条件通知書」の作成方法

「労働条件通知書」とは?

まずは、労働条件通知書とは何かを説明します。

 労働条件通知書とは、労働契約の締結時に、雇用主が労働者に対して労働条件を明示するための書類です。

ここでいう明示とは、具体的には「内容を文書にして労働者に渡すこと」を意味します

ちなみに、正社員、アルバイト、パートなど雇用形態に関わらず明示する必要があります。これは、立場の弱い労働者の権利を保護し、労使間の無用なトラブルを避けるためです。

労働基準法第15条では、「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」と定められていますが、労働条件通知書を交付することで、この法律をクリアすることになります。

労働条件通知書が必要な理由

労働条件通知書の発行が求められる理由は、労働者がその職場で働くにあたって必要とする情報を伝える必要があるからです。

「働くにあたって必要な情報」とは、たとえば始業時間や終業時間、給与の額、有給休暇や長期休暇に関する情報などです。

これらは、求人情報にもある程度掲載されますし、面接でもお互い確認しますが、きちんとした“証拠”として残せる形にしておかなければ、後からトラブルが起きることがあり得ます。

労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働契約締結時に、雇用主が労働者に交付する書面としては「雇用契約書」もあります。では、「労働条件通知書」と「雇用契約書」にはどんな違いがあるかというと、大きく2つの違いがあります。

まず、先に述べた通り、労働条件通知書は労働基準法第15条を守るために発行するものです。

そのため、交付が義務付けられています。交付しなければ罰則が科されます。これに対して、雇用契約書は交付が必須ではありません。

ただし、民法によって、契約内容の確認のための書面を用意することが推奨はされています。罰則が科されないとはいえ、できることなら交付するほうがいいでしょう。

もうひとつの違いは、労働条件通知書は雇用主が一方的に労働者に交付する書面であるのに対して、雇用契約書は、雇用主と労働者の双方が契約内容に同意したうえで捺印・署名を行わなければならないということです。

労働条件通知書に盛り込むべき内容

「労働条件通知書」には以下の項目を必ず盛り込む必要があります。

  • 雇用主
  • 契約期間
  • 仕事をする場所と業務の内容
  • 始業、就業の時刻、休憩時間、就業時転換、所定外労働の有無(交替制、フレックスタイム制など勤務体制も)
  • 休日および勤務日
  • 休暇
  • 賃金
  • 退職に関する事項
  • その他※

※社会保険の加入状況および雇用保険の適用の有無のほか、労働者に負担させるべきものに関する事項、安全・衛生に関する事項、職業訓練に関する事項、災害補償および業務外の傷病扶助に関する事項、表彰・制裁に関する事項、休職に関する事項等を制度として設けている場合に記入することが望ましい。(参照・引用元:『厚生労働省』「労働条件通知書」

クリニックならではの気を付けるべき点としては、就業時間が決まっていても、急患が出た場合などは対応が必要になることがあります。また、クリニックによっては、朝は早めに入って掃除や診察準備に時間をかけてほしいという場合もあるでしょう。

こうしたニーズを汲み取って対応してくれるスタッフであればいいですが、誰もが臨機応変に動いてくれるとは限らないので、労働条件通知書に組み込んでおくと安心です。

仕事の内容に関しても同様で、「私は看護師だから掃除はしない」「事務だから看護師のサポートはできない」などの非協力的なスタッフがいると業務が滞る場合があるので、「こうした業務に携わる可能性がある」などを記しておくことでそれを予防することにつながります。

賃金の取り決めにおいては、基本給のほか、時間外手当や休日出勤手当、当直手当などについても明記することが必要ですし、退職に関する事項に関しては、定年や自己都合退職、解雇に関することまで細かく明記しましょう。

また、書き方についてわからないことや不安なことがある場合は、税理士に相談するのが得策。医療業界に精通した税理士と顧問契約を結んでおけば、いざというとき頼りになりますよ。

「労働基準法」を確認! 罰則があります

「労働条件通知書」を作成、労働者に渡さなければならない根拠は、「労働基準法」の第15条です。以下になります。

(労働条件の明示)

第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

② 前項の規定によって明示された労働条件が事実と相違する場合においては、労働者は、即時に労働契約を解除することができる。

③ 前項の場合、就業のために住居を変更した労働者が、契約解除の日から十四日以内に帰郷する場合においては、使用者は、必要な旅費を負担しなければならない。

参照・引用元:『e-GOV』「昭和二十二年法律第四十九号労働基準法」

「労働条件通知書」は、印刷したものを書面で渡すのが望ましいのですが、2019年4月からは電子文書(PDFやメールなど)でもよいことになりました。

注意しておきたいのは、「労働条件通知書」を交付しなかった場合の罰則があることです。

これは「労働基準法」の第120条に定められています。

第百二十条 次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。

この後に第○条第○項などと指定されているのですが、その中に「第十五条第一項若しくは第三項」があります。これが上記のとおり「労働条件通知書」の明示について定めた条項です。ですから、「労働条件通知書」の作成をおろそかにしないようにしましょう。

「労働条件通知書」の作成方法

「労働条件通知書」は、上記の必須事項が盛り込まれていればどんな書き方をしても問題ありません。特に決まったフォーマットがないからです。

例えば、上記の『厚生労働省』のサイトでは以下のような「労働条件通知書」を掲載しています。

以下リンクよりご確認いただけます。

厚生労働省 - 労働条件通知書

これを印刷して記入する、あるいは自分なりに変更して使っても問題ありません。ただし、上掲の必須事項を必ず盛り込んでいるようにしてください。

クリニックを開院したら共に働くスタッフを雇用するでしょう。その際には、必ず一人一人に「労働条件通知書」を渡すようにします。「労働基準法」に定められており、これを怠ると罰を受ける可能性もあります。労使間の無用なトラブルを避けるためのものでもありますから、忘れないようにしましょう。

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執筆 コラム配信 | クリニック開業ナビ

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