電子カルテを使っている医療機関は増えていますが、紙カルテからの切り替えが済んでいないクリニックはまだまだ多く存在します。

電子カルテの導入が進み始めたのは2000年代に入ってからですが、2020年における200床未満の医療機関の電子カルテ導入率は48.8％、400床以上では91.2％程度。導入予定がない医療機関も少なくはないようです。　参照：厚生労働省「電子カルテシステム等の普及状況の推移」

導入を検討しつつも、「使い慣れているものから新しいものへ変えるのはストレス」「新しいことを覚えるのは大変」と考えているクリニックも多いのではないでしょうか。しかし、そのぶん導入によるメリットは大きいもの。

カルテを切り替えることでクリニックの業務が具体的にどう変わっていくのか、早速みていきましょう。

　

電子カルテ導入のメリット

電子カルテ導入のメリットは複数あります。主なメリットとしては以下が挙げられます。

ペーパーレス、保管スペースの削減

電子カルテへの切り替えに伴いペーパーレスになるため、大量の紙を保管するスペースが要らなくなります。

紙カルテを使っているクリニックの多くは、受付うしろのスペースなどに棚を設置していますが、その棚を撤去できるとなるとかなりスペースにゆとりが生まれることは簡単に想像できるでしょう。

さらに年数を重ねているクリニックは、カルテ庫用に別途一部屋設けていることもありますが、そのスペースが空くとなると、新しい設備を導入することなどもできるでしょう。

併せて、点滴や検査などの伝票も不要になります。余計な紙を使わなくてよくなるので、エコにも貢献できますよ。

業務の効率化

操作に慣れない最初のうちこそ入力に時間がかかる可能性があるものの、コピー＆ペーストやカルテのセット登録などの機能を使えば極めて短時間で入力が可能。

電子カルテによっては、よく使う処方が上位に表示されるようになるなど、業務効率化に役立つ機能がより多彩にそろっています。

また、予約システム搭載のものであれば、予約や受付にかかる業務を軽減することも可能。会計時間が短縮されるため、患者の待ち時間も軽減されます。また、診療情報提供書をはじめとする文書作成も、電子カルテのデータを活用すればスムーズに行えます。

情報共有がスムーズ

紙カルテと違って、その場にいない人でも、端末にログインすれば入力された情報にアクセスできます。

また、診察室のパソコンで入力した情報を受付で確認できるので、院内での移動も少なくて済みます。

さらに、訪問診療先や自宅からも情報を確認できるだけでなく、紹介先の病院やクリニックへの情報共有もスムーズに行えます。

また、紙カルテの場合、このようにどこからでもアクセスできないだけでなく、他の人が閲覧中であれば順番を待たなければならない一方、電子カルテなら1部をみんなで共有することができます。

外注先とも連携できる

電子カルテによっては、検査システムに連携できるものもあります。

導入すると、検査の依頼や結果確認がそれまでよりもずっとスムーズに行えるはず。

また、レントゲンやCT、MRIの結果も電子カルテに取り込めるサイズの画像で送られてくるため、サイズが大きいデータの保管に困ることもありません。検査会社によっては、検査結果のアップロードまで行ってくれるため、検査結果の取り込み操作自体が不要な場合もあります。

レセプト関連業務が楽になる

レセプト連携によって、受付から診療、会計業務に至るまで情報が一元化されるため、業務が飛躍的に効率化されます。

レセプトと電子カルテが連携されていなければ、診療の内容から会計の金額にいたるまでのすべてを2度入力しなければならないところ、連携すれば1度で済むようになるので、大幅な時間削減となります。

また、入力内容に間違いが見つかった場合、レセプトと電子カルテを連携していれば、一方のデータを修正すれば両方のデータに反映されることも大きなメリットです。

ミスが減る

自動チェック機能を活用すればミスが減ります。たとえば、処方薬が重複していないかなどを自動で点検してもらえます。

また、レセプト連携によって“ミスが見つかりやすくなる”のも利点です。

手書き文字よりも判読しやすくなる

手書き文字のクセが強い医師は多いもの。書いた本人以外には読みづらいものであることも……。

しかし電子カルテでは一般的なフォントの文字になるため、読み間違いがまず起こりえません。結果的に、ミスも減ります。

残業が減る

紙カルテの場合、患者のバイタルを測定・観察したり、言動をメモに残したりする必要があります。

しかし電子カルテであれば、バイタルサインなどは簡単に転送が可能です。決まった内容をメモしたいときも、テンプレートを使えば時間がかかりません。

災害時でも記録を残せる

大雨による浸水や火災などは滅多に起こることではありませんが、万が一のことが起こると、紙カルテの場合、すべて消えてしまうことがあり得ます。とくに何かと自然災害が起こる日本では、この点も見逃せないところです。

その点、クラウド型の電子カルテであれば、大事なデータはクラウド上に保存されているため、万が一ひとつのパソコンが被害に遭っても他の端末からアクセス可能です。

　

電子カルテ導入のデメリット

電子カルテ導入にはデメリットもあります。具体的には以下のようなデメリットです。

導入コストがかかる

電子カルテの導入に際して最初のハードルとなるのが、初期費用およびランニングコストでしょう。

しかし、電子カルテによっては初期費用無料ですし、ランニングコストに関しては、クラウド型を選べば安くあげることができます。

月額料金にして、1万円前後から数万円なので、比較的気軽に導入しやすいでしょう。一方、オンプレミス型の場合は初期費用だけでも数百万以上と言われています。

操作を覚えるまでがストレス

紙カルテに手書きすることに慣れている人にとっては、操作を覚えるまでの時間は非常にストレスフルでしょう。

しかし、新しいパソコンやスマートフォンを使うときのことを考えてみてください。

最初の数日・数週間は「元のスマホに戻したい……」と嘆くことも多いかもしれませんが、そのうち新しく便利な機能を使うことを快適だと感じるようになりますよね？

電子カルテに関してもそれとまったく同じことが言えます。

これまでのやり方を変えなければいけない部分がある

電子カルテのメリットである「業務効率化」「時間短縮」を享受するためには、テンプレートの活用などが有効です。しかし、そのことによって、少なからず今までのやり方を変えなければいけない部分は出てくるでしょう。

データの移行に時間がかかる

新規開業時の導入ではなく、紙カルテからの切り替えである場合、その時点まで紙カルテに記してきたデータを電子カルテにまとめる必要があるため、その作業に膨大な時間がかかることがあります。移行作業は行わず、過去のデータを参照したい場合は紙カルテを引っ張り出して確認するのも一手ですが、完全に電子カルテに切り替わるまでの間、必要性が生じるたびにその作業を行わなければならないとなると手間だと感じるかもしれません。

セキュリティを強化する必要がある

紙カルテの場合、建物に侵入することなく情報を盗み出すことは不可能ですが、電子カルテの場合、セキュリティが甘いとデータにアクセスされる可能性があるので注意が必要です。

停電時に利用できない

電子カルテを使うためには電力が必要です。停電時や、電力供給が不安定なときには使えなくなることがあります。ただし、充電できるタブレット端末からもアクセスできるようにしておけば、最低限、情報の確認はできます。また、万が一の場合に備えて、電子カルテを開けない際に、一時的に紙カルテに書き留めることなどを考えておくといいでしょう。

電子カルテによっては運用コストがかかる

電子カルテの初期費用やランニングコストはメーカーによってさまざまで、なかには完全に無料のものもありますが、自院のニーズに合うものが必ずしも無料のものとは限らないので、運用コストがかかる可能性が高いと考えておいたほうがいいでしょう。

　

電子カルテ導入の注意点

続いては、電子カルテ導入にあたって注意すべきことを説明します。

メーカーのサポート体制について事前にしっかり確認する

前述の通り、電子カルテを活用するうえではセキュリティ対策が非常に重要です。

最初の設定の時点で万全の対策をとることはもちろん、万が一トラブルが起きたときにすぐに対応できるよう体制を整えておくことも大切です。

電子カルテ導入時にサポートの有無を確認して、メーカーのほうで対応が難しいなら、別途専門家を頼ることが必要な場合もあります。

クリニック内にITに精通している人がいない場合などは特に、サポートが充実しているメーカーを選ぶことが得策といえるでしょう。

タブレットの扱いに注意が必要

認知症症状のある患者が入院することもある有床クリニックなどが特に気を付けるべきは、タブレットの取り扱いです。

患者やその家族の手に届くところに置きっぱなしにしておくことなどは厳禁。

また、画面を開いたまま放置してしまうと、中を覗かれてしまう可能性もあるので十分注意してください。

　

電子カルテ導入で業務の効率化を目指そう

導入時のハードルこそゼロではありませんが、操作に慣れてくるころにはメリットを強く実感できるようになるのが電子カルテ。

1年後、5年後、10年後にさらによい医療を提供するため、スタッフが快適に仕事できる環境を整えるためにも、少しでも早い段階で導入を検討してみてくださいね。