労働基準監督署に従業員から通報された場合、クリニックの院長として適切に対応することが求められます。本コラムでは、通報された場合の具体的な対応方法、法令違反の例、違反があった場合のその後の流れ、そして通報をされないような労働環境の整備方法について詳しく解説します。また、適切な労働環境の整備は私ども社労士の得意とする業務ですので、社労士に相談するメリットについてもご紹介いたします。

労働基準監督署に通報された場合の対応

通報された後の流れ

労働基準監督署に通報された場合の対応の流れを把握することは、迅速かつ適切に対処するために不可欠です。以下に、通報された後の一般的な流れを説明します。

従業員による通報の概要

従業員が労働基準監督署に通報する理由はさまざまですが、主に労働条件や労働環境に対する不満から来ることが多いです。例えば、長時間労働や未払い残業代、雇用契約書に関する問題などが挙げられます。従業員が労基署に通報すると、労基署はまず通報内容の信憑性を確認し、必要に応じて調査を開始します。
また、従業員の通報以外でも労基署の調査が入ることがあります。事前に連絡があることもあれば、抜き打ちで調査されることもあります。常に適切な労務管理をし続けましょう。
なお、東京労働局の発表によると、令和4年度の東京労働局が実施した定期監督等※は15,160 事業場あり、このうち11,050事業場（全体の72.9％）で労働基準関係法令違反ありとされています。
※ 定期監督等とは、各種の情報、労働災害の報告などを契機として、労働基準監督官が事業場に対して実施する検査のことで、その際、労務管理や安全衛生の状況を確認し、法令違反などがあれば是正・改善を指導されます。

クリニックが該当する「保健衛生業」では607事業場のうち、493事業場で労働基準関係法令で違反ありとされています。

（引用｜東京労働局「東京都内の労働基準監督署における令和４年の定期監督等の実施結果」）

定期監督等の場合で全体の70％超が是正対象となっていますが、従業員からの通報の場合は、労働基準法違反の証拠を提出して相談を行った上で労基署が動いているため、それよりも高い確率で是正対象になると言えます。

労基署の立ち入り調査

通報内容に基づき、労基署はクリニックへの立ち入り調査を実施します。調査官は労働条件や労働環境の実態を把握するために、書類の確認や現場の視察、従業員への聞き取り調査を行います。この際、院長や管理者は誠実に協力し、必要な資料や情報を提供することが重要です。

是正勧告の受け取り

調査の結果、法令違反が確認された場合、労基署はクリニックに対して是正勧告を行います。是正勧告には、具体的な改善点やその実施期限が記載されています。是正勧告を受けた場合は、速やかに対応策を講じる必要があります。是正勧告まではされなくても、指導票などを出されるようなこともあります。

是正報告書の提出

是正勧告に基づいて改善措置を講じた後、労基署に対して是正報告書を提出します。この報告書には、具体的な改善内容や実施状況を詳述します。労基署はこの報告をもとに、改善措置が適切に行われたかを確認します。

再調査とその結果

改善報告が提出された後、改善措置が適切に実施されているかを確認するために再調査（再監督）が行われることがあります。再調査では、必要に応じて追加の指導や勧告も行われます。再調査の結果、問題が解決されたと認められれば調査は終了します。
最近では、既に労基署の是正勧告を受けて改善措置を実施したにも関わらず、再度同様の違反がされた場合には、是正勧告を挟まずに書類送検される事案も発生しています。継続的に法令遵守をする体制づくりが必要です。

法令違反の例

労働基準法違反は、クリニックの運営において深刻な問題を引き起こす可能性があります。ここでは、よくありがちな法令違反の例を紹介します。

よくありがちな法令違反のケース

労働基準法違反としてよくありがちなケースは以下の通りです。

労働時間の超過・36協定の未提出

労働時間の超過は、法定労働時間（1日8時間、1週40時間）を超えて従業員に働かせることを指します。従業員10人未満のクリニックでは、1週44時間とすることも認められています。これらの法定労働時間を1分でも超えれば労働基準法に違反する行為です。ただし、36協定を締結して労基署へ届出をすることで、法定労働時間を超えて働かせることが可能になります。36協定とは、正式には「時間外労働休日労働に関する協定届」といい、法定時間外労働や休日労働をさせる場合の時間や具体的な業務を記載し、使用者と労働者代表で毎年締結し、労基署への届出が義務付けられています。労働者代表は民主的な方法（挙手や投票など）によって選出することとされており、使用者側で一方的に決めることは認められません。36協定は労務管理の基本部分ですので、確実な締結と届出が必要ですし、記載する法定時間外労働の時間が適切かどうか毎年見直しを行いましょう。

未払い残業代とよくある3つの勘違い

未払い残業代は、従業員が労働時間外に働いた時間に対する賃金を支払わないことを指します。これも労働基準法違反となり、払われていなければ従業員の不満を引き起こします。また、法定時間外労働や休日労働、深夜労働をさせた場合には、法定時間外労働に対しては通常の賃金の25％以上（月60時間超の場合は50％増）、休日労働は35％以上、深夜労働は25％以上の割増賃金の支払いも必要です。通常の賃金とは、1時間当たりに換算した賃金のことをいい、以下のように算出します。

（引用｜東京労働局「しっかりマスター　割増賃金編」）

実際に当法人の顧問先のクリニックで確認させていただくと、以下の3点を勘違いされている場合が多いです。
①割増賃金単価の計算
上述の通り算出した賃金を使用しますが、図に記載の「月給」に含めないとされている手当は、例⽰ではなく、限定的に列挙されているものです。該当しない賃⾦は全て算⼊しなければなりません。資格手当や技能手当をそもそも計算に含めていない場合もあれば、名称が同じだから除外できる賃金と勘違いしている場合もあります。例えば通勤手当という名称であっても、全員一律に5,000円支給されているような場合は、その5,000円を通常の賃金に含めて算出する必要があります。
②労働時間の把握
本来は労働時間としてカウントしなければならない時間が、労働時間とされていないような場合があります。具体的には、着替えや朝礼、昼休みの電話当番の時間などが該当します。着替えや朝礼については、クリニック内での着替えや朝礼への参加をクリニックが義務付けているものであれば、労働時間とする必要があります。昼休みの電話当番については、労働からの解放を保障された時間とは言えないので、労働時間に該当します。つまり、休憩時間を別途与える必要があります。対策として最近では、昼休み中は留守電に切り替えるクリニックも増えてきています。これらの労働時間がしっかり把握されておらず、結果的に未払いが発生していることがあるので注意しましょう。
③１分単位の計算
開業されてしばらく経つようなクリニックでは、15分単位などで労働時間管理をされていることがありますが、労働時間は1分単位での計算が原則とされているため、未払いが発生している可能性があります。30分未満の端数を切り捨てる対応について、当法人でもご相談をいただくことがありますが、法律上で認められているのはあくまでも1か月の時間外労働、休日労働および深夜労働の各々の時間数の合計に端数がある場合の取り扱いです。日々の労働時間管理において、15分未満を切り捨てるような方法は認められていません。集計がしやすくなるように、勤怠管理システムを導入して、しっかりと労働時間を管理しましょう。

雇用契約書の未整備

労働基準法では、以下のように「労働条件の明示」が義務付けられています。

（引用｜厚生労働省「2024年４月からの労働条件明示のルール変更備えは大丈夫ですか？」）

特定の内容については書面を交付しての明示が義務付けられていますが、それ以外は書面に限定されていません。しかし、口頭での明示は、双方の理解が違ったり、示すべき事項の全体が明示されなかったりとトラブルの原因となります。また、労働条件通知書を活用する場合もありますが、一方的に通知する通知書形式よりも、双方合意の上で締結する契約書形式の雇用契約書の方がトラブルのリスクは低くなります。
労働条件通知書の交付や雇用契約書の締結がされていない場合もあれば、されていても上記の明示事項が記載されていない場合もあります。パートタイマーや有期契約労働者の場合は、上記に加えて「昇給の有無」、「退職手当の有無」、「賞与の有無」、「雇用管理の改善に関する相談窓口」を書面で明示する義務があります。更に、2024年4月から労働条件明示のルールが改正され、以下の内容が追加されています。

（引用｜厚生労働省「2024年４月からの労働条件明示のルール変更備えは大丈夫ですか？」）

労働条件明示ルールの改正については、当法人のHPでも詳細に解説していますので、是非参考にしてください。
「【2024年4月改正】労働条件明示ルールと就業規則」

「法改正なんて知らなかった」、「正職員と同じ書式でパート職員にも対応していた」ということが無いように、今一度クリニックで使用している書式を確認しましょう。

違反があった場合のその後の流れと対処法

もし違反が発覚した場合、適切に対応することが重要です。以下に、違反があった場合の対処法を説明します。

是正勧告に従う

是正勧告を受けた場合、速やかに対応策を講じましょう。

必要な資料の準備

是正勧告に基づき、必要な資料を準備します。これには、労働時間の記録や給与明細、雇用契約書や就業規則などが含まれます。これらの資料は、改善措置の実施状況を証明するために重要です。

改善措置の実施

具体的な改善措置を講じ、職場環境の改善を図り、その内容を是正報告書として提出します。例えば、是正勧告書に「総労働時間数、時間外・休日・深夜労働時間を記入していない」や「割増賃金を支払っていない」といった違反事項が記載されていた場合は、一人ひとりの未払い残業代の算出、支払いをしながら、勤怠管理システムを導入して適切に労働時間を管理できる仕組みを構築することなどが必要です。関連して、36協定の届出がされていなければ急いで対応する必要もありますし、雇用契約書や就業規則に書かれた就業時間が実態と異なっていれば、正しい内容に変更する必要があります。是正勧告書には是正期日も記載されますので、期日までに確実に対応しなければなりません。対応方法がわからない、期日までに対応しきれるか不安、こんな場合はなるべく早く専門家に相談しましょう。
改善対応がしっかりとされていると判断されたら調査・指導は終了しますが、是正報告書提出後の実態を調査する必要があると判断された場合は、再調査がされることがあります。

再調査への対応

再調査に備えて、適切な対応を行います。再調査の際には、労基署の指導に従い、改善措置の効果を確認してもらうことが重要です。再調査で問題が解決されれば、労基署からの調査・指導は終了します。

法律の専門家への相談

実際に是正勧告を受けても、「何をどこから進めたら良いかわからない」、「改善するための時間をなかなか確保できない」という院長先生も多いと思います。そんな時は、専門家に頼ることが非常に有効です。労働問題は複雑で専門的な知識が求められるため、弁護士や社会保険労務士（社労士）に相談することで、適切な対応策を講じることができます。

弁護士や社労士の同席

労基署の調査に弁護士や社労士が同席することで、対応がスムーズになります。弁護士や社労士は、労働基準法に精通しており、適切な助言と対応策を講じてくれます。また、院長先生ご自身の物理的な負担だけでなく、精神的な負担軽減にも繋がるのではないかと思います。

法的助言の受け取り

弁護士や社労士の法的な助言により、労基署からの指導や勧告に迅速かつ的確に対応できます。日常の労務管理を改善することで、継続的なコンプライアンスの確保が可能となるだけでなく、法令違反を防ぐ体制の構築にも繋がり、従業員とのトラブルを未然に防ぐことができるようになり、院長先生が診療へ注力できる環境が整います。

労働基準監督署に通報されないための労働環境の整備

通報されないためには、日頃から労働環境の整備と法令遵守を徹底することが重要です。適切な労働環境を整えることで、従業員の満足度が向上し、通報リスクを低減できます。

適切な労働環境の重要性

従業員が満足して働ける環境を整えることは、非常に重要です。従業員が安心して働ける職場環境を提供することで、労働問題の発生や労基署へ通報されるような事態を未然に防ぐことができます。

従業員の満足度向上

従業員の声に耳を傾け、ニーズを満たすことで、職場への満足度を高めることができます。定期的なアンケートや面談を通じて、従業員の意見を収集してみるのも良いでしょう。院長先生ご自身が見えていないクリニックの課題もあるかもしれないため、改善に役立てていきましょう。

法令遵守の徹底

労働基準法や労働安全衛生法などの法令を厳守することが重要です。法令遵守は、適切な労働環境を整備するための基本というだけでなく、労働基準監督署への通報を防ぐことにも繋がります。

具体的な予防策

通報リスクを低減するために、具体的に以下のような予防策を講じましょう。

就業規則の整備

適切な就業規則を整備し、従業員に周知徹底することが重要です。就業規則は、労働条件やクリニックのルールを明確に示すものであり、従業員の理解と納得を得ることができます。また当法人では、労基署の調査が入った時に同一労働同一賃金について確認がされたという話をよく耳にします。正職員には支払われてパート職員には支払われていないような手当がある場合には、支給要件を説明できるようにする必要がありますので、賃金規程の中にしっかりと明記しておきましょう。

雇用契約書の整備

従業員を雇う際や有期契約の更新時には、必ず雇用契約書の記載内容を見直しましょう。労働条件の内容は実態に合っているか、締結時点の最新の法律に即した内容となっているか、不足しているところがあれば必ず修正してから対応しましょう。

勤怠管理システムの導入

労働時間の管理・把握をするためには、週単位や月単位の労働時間の集計がしやすいかどうかもポイントになりますので、クラウド型の勤怠管理システムがおすすめです。打刻漏れの際の対応のしやすさや、シフトの登録のしやすさ、残業が多い人がすぐにわかるようなアラートがあるか、有休休暇の申請ができるか、給与のシステムと連動できるか、他にも検討材料となる部分はありますが、クリニックでどういった機能があれば作業が効率化できるようになるかという観点で選択されるのが良いと思います。

年次有給休暇管理簿の整備

働き方改革関連法案に伴い、年次有給休暇管理簿の作成・保存も義務化され、保存期間は3年とされています。もしまだ管理簿を作成できていなければ早急に対応する必要があります。年次有給休暇管理簿は、紙の場合、Excelの場合、システムの場合と作成方法はさまざまですが、やりやすさの観点から当法人では上述の勤怠管理システムと連動したクラウド管理とすることをおすすめします。

社労士に相談するメリット

労働環境の整備への対策として、社会保険労務士（社労士）に相談することは非常に有効です。社労士は労務管理の専門家であり、クリニックの労働環境を整えるための具体的なアドバイスを提供してくれます。

労働問題の専門家としての支援

社労士は、労働法規や労務管理の専門家であり、日常の労務管理から労基署対応まで幅広くサポートしてくれます。社労士に相談することで、クリニックの労働環境を改善し、労働基準法に沿った運営を確保するための具体的なアドバイスを受けることができます。例えば、就業規則の整備や労働時間管理、賃金計算の適正化など、日常的な労務管理の改善を図ることで、通報リスクを未然に防ぐことができるだけでなく、従業員が安心して働き続ける環境を整えていくことができます。
また、労基署の調査の観点では、社労士には調査の準備のための書類作成や、是正報告書に添付するための書類作成なども依頼できますし、どの対応から着手してくかといった優先順位の設定についても適切なアドバイスを受けることができます。診療で忙しい院長先生の頼れる味方と言えます。

継続的な労務管理のサポート

社労士は、クリニックの労務管理を継続的にサポートし、定期的な労働環境の見直しや改善策の提案を行います。これにより、クリニックの労働環境を常に適正な状態に保つことができ、万が一従業員が労基署へ通報するようなことがあったとしても、適切に管理された労務状況を報告するだけですので、慌てて対応する必要が無くなります。院長先生は安心して診療に専念することができます。

まとめ

本コラムでは、「労働基準監督署に通報されたら？クリニックの院長が知っておくべき対応法」というテーマで詳しく解説しました。通報されてからの対応の流れから、通報されないような労働環境の整備に至るまで、多くの対応が求められることもあり、院長先生だけで対応しようとすると大変だと思いますので、社労士に相談することをおすすめします。本コラムをご活用いただき、より良い労働環境になれば幸いです。次回は、2024年4月から始まった医師の働き方改革について掲載いたします。是非ご確認ください。

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