医療事務の選び方を解説!クリニックに貢献してくれる人材とは?

クリニックの開業をする時、必ずやることの一つが医療事務の採用です。

もし医療事務の採用に失敗してしまうと、業務ミスばかりで診療効率の悪化、受付での患者対応が悪くクレームに発展してしまうなど、クリニックの信頼性の低下にもつながってしまうおそれがあります。

今回の記事では、どのような医療事務がクリニックに貢献してくれるのか、選ぶときのポイントと具体的な方法について紹介します。

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目次
  1. 医療事務の仕事内容とは?
  2. 医療事務を採用するには?
    1. 院長や事務長の経営者側で採用する
    2. 人事コンサルティングサービスを利用する
  3. 医療事務の選び方のポイント
    1. 医療の知識について
    2. 事務仕事の正確さについて
    3. コミュニケーション能力について
  4. 有益な医療事務を選ぶための面接時のポイントは?
    1. 面接の事前準備について
    2. 面接中に意識すること
    3. 労働条件についても話しておく
    4. 面接後のフィードバック
  5. 医療事務の採用は徹底的にこだわることをオススメ

医療事務の仕事内容とは?

ご存じかと思いますが、医療事務の仕事内容は、主に以下の3つです。

  • データ入力と管理(患者の個人情報や診療記録や健康保険証の情報など)
  • レセプト業務(診療報酬請求書の作成、審査支払機関への提出など)
  • 受付業務(患者対応、電話対応、窓口負担の会計など)

レセプト業務はクリニックの収益に直結しますし、受付業務では患者対応が必要でクリニックの評判にも関わる仕事だと言えるでしょう。

クリニックの顔ともいえる医療事務を採用するには、どんな手段があるのでしょうか。

 

医療事務を採用するには?

クリニックの顔とある医療事務を採用する具体的な方法は、主に2つあります。

1つは、クリニックの経営者である院長や事務長が直接採用する方法。もう1つは、人事コンサルティングサービスを利用する方法です。

院長や事務長の経営者側で採用する

クリニックの経営者である院長や事務長が、直接採用する方法です。

求人情報サービスを通したり、知り合いに打診したりなどがあります。

求人情報サービスを利用する場合は広告掲載料など必要最低限のコストで人材を募集できますが、募集文の作成~面接、採用手続きまで、経営者側にかかる時間と労力が大きい採用方法です。

人事コンサルティングサービスを利用する

人事コンサルティングサービスの中には、医療事務の採用に特化したサービスもあります。求人情報での発信や書類選考、面接、採用後の研修など、一連の業務を代行してくれるものもあります。

実績のあるコンサルティングを利用できれば、クリニックの経営者は時間と労力をかけることなく優秀な人材を確保できる可能性が高まるでしょう。

 

医療事務の選び方のポイント

一般的には、

  • 医療に関する知識や専門用語を理解できる
  • 正確な事務処理能力がある
  • コミュニケーション能力がある

などが、優秀な医療事務のポイントとして挙げられます。しかし実際のところ、全てを満たすような人材はなかなかいないもの……。ここでは筆者の経験もまじえて、上記の3つを判断するうえで特に見ておきたいポイントについて解説します。

医療の知識について

これは医療事務の実務経験の長さで、おおよその判断が可能になると思います。

未経験者の場合はほとんど全くと言っていいほど期待できないと思いますが、以下に挙げる2つができれば、本人の意欲次第では経験者よりもクリニックにとって有益な医療事務となってくれるかもしれません。

事務仕事の正確さについて

医療事務の業務経験があれば、仕事が遅すぎることは少ないでしょう。

未経験者の場合でも、ある程度PCの操作ができれば問題なく業務に慣れていってくれると思いますが、そもそもPCの操作自体ができない可能性もありますので、PCスキルの簡単なテストはしておいたほうがいいかと思います。

コミュニケーション能力について

筆者が以前、繁盛しているクリニックの経営者に話を聞いてみたところ、

「仕事のできる経験者でも、周りと上手くできない人がいると全体の雰囲気が悪くなる。そういう人は後輩への指導をしないので、優秀な医療事務が育たない。その反面、コミュニケーション能力が高ければ、仕事の覚えも上達も早い。自分の意思をはっきり伝えられる人材がクリニックに貢献してくれる」

と、おっしゃっていました。実際に医療事務は、院内のさまざまな人と連携するだけでなく、クリニックの顔として患者対応も任せることになります。だからこそ、柔軟なコミュニケーション能力は最も重要視したいところ。

採用の合否を考えるときは、どうしても業務スキルの方に目がいきがちになるかと思います。医療事務の経験があったり、適性検査などを通して仕事が正確で早そうだと感じたりした場合でも、コミュニケーション能力を重視したほうが、結果的にうまくいくこともあるようですので、是非注意して見てみてください。

以上のようなポイントを見るための面接時の注意点について、次の項でご紹介します。

 

有益な医療事務を選ぶための面接時のポイントは?

優秀な医療事務を選ぶには、採用面接で応募者のスキルや性格、特性を見抜く必要があります。いくら優秀な人材であったとしても、就労条件や家庭環境で長く働き続けてくれるかもしっかり確認しておかなければなりません。

ここでは応募者をしっかりと見極めるための面接時のポイントや、採用する時に確認しておいた方がいい条件についてご紹介します。

面接の事前準備について

いざ面接が始まってしまうと採用基準が曖昧になり、「なんとなく雰囲気が良かったから」で採用してしまい、後からイメージと違うことに気がつく……なんてケースを耳にしたことがあります。

そうならないためにもまずは、自院の医療事務に求める以下の3つを明確にしておきましょう。

  • 知識やスキルはどの程度までを求めるのか
  • どんなマインドを持つ人物を求めるのか
  • 就労についてはどのような条件であれば望ましいか

採用したい人材の条件は、院長の頭の中にイメージするのではなく、実際に文字に書き起こすことをおすすめします。

たとえば、受付の顔として医療事務の経験より比較的若い人材を優先する、ある程度の経験者で他の職員を指導できる人材が欲しい、パソコンやWebに強い人材の方が指導が効率的、などのように、できるだけ具体的に、どのような人材なのかを明確にしておきましょう。

また、面接は院長のみで行うのか、一緒に働く事務長や主任職員にも面接官として入るのかも決めておきましょう。筆者としては、複数の視点から応募者を判断するためにも、院長以外の職員にも入ってもらうことをおすすめします。

面接中に意識すること

面接中に意識することとしては、以下のようなものがあります。

  • 応募者が話しやすい雰囲気を作る(適宜アイコンタクトを送る、相槌を打つ など)
  • 簡潔でわかりやすい質問をする(応募者が本音で答えやすいように意識する)
  • 言葉づかいや態度に気をつける(応募者に敬意を持つ)

いかに相手の「素」を引き出せるかが、面接官の役割です。なるべくいつもの性格を引き出せるように、面接官もなるべく自然な態度で接するようにしましょう。

そのほかには、応募者側の心理として、採用をしてもらいたいあまり自分ができる業務以上をアピールしてしまうこともあります。クリニックの求める人材とミスマッチにならないためにも、業務経験については具体的に確認しておくべきです。

また、「前職を退職した理由」を確認することをおすすめします。可能な限りリファレンスチェック(裏どり)も行うといいでしょう。

退職の理由が「勤務時間がクリニックと合わなかった」と言っていたとしても、前職の院長に聞いてみると、「職員同士でのもめごとが多く、その原因となっている職員だった」などということも実際にあります。

労働条件についても話しておく

採用後に待遇や賃金のことで余計なもめごととならないように、面接の中で伝えておくことも必要です。

  • 昇給、賃金アップのタイミングと金額
  • 賃金は扶養の範囲を希望するかどうか
  • 交通費の支給の有無
  • クリニックの駐車場や駐輪場の使用可否
  • 早出や残業の可能性の有無(家族の協力は得られるか)
  • 福利厚生の有無
  • クリニックの健康保険や年金加入状況

少なくとも、この辺りの内容は伝えておいた方が余計なトラブルにはつながりにくいでしょう。面接中は確認すべきことがたくさんありますので、複数の面接官のあいだで役割分担をおすすめします。

面接後のフィードバック

面接後のフィードバックを重要視する経営者は少ないようで、面接の結果は書面、もしくはメールで簡易に実施することがほとんどです。多くのクリニックがフィードバックに力を入れていないからこそ、差別化として丁寧にフィードバックをすることはおすすめです。

採用された応募者が「あなたの誠実な受け答えを評価して採用しました」「医療事務としての経験を評価しています」などの採用理由のフィードバックがあれば、モチベーションにもつながりますし、なにを期待されているのかがわかりやすいので、採用後も働きやすくもなります。

不採用の場合も、定型文の「お祈り」よりも、なにか1つでも理由があったほうが納得しやすいのではないかと思います。もちろん、これは嘘でもいいと思います。

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医療事務の採用は徹底的にこだわることをオススメ

医療事務に限らず、人材は一度採用すると、簡単に入れ替えができるものではありません。

クリニックを安定して経営をさせていくためには、優秀な医療事務は必須ともいえますので、面接での選び方を参考に採用を判断してみてください。

経営者側で採用の判断が難しいと感じるのなら、プロの手を借りるのがいいと思います。長期的に考えれば、優秀な医療事務を雇うことができれば、クリニックの経営にも貢献してくれるでしょう。

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執筆 医療ライター ミナト

製薬会社MRとして営業職を経験。その後は営業組織の管理職となり、マネジメントやマーケティングを行う。
数多くクリニックの開業サポートをしてきた経験から、経営に役立つ情報をたくさんの人に広めたいとの想いを持つ。「医療×経営」の記事を中心に執筆活動中。


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