ユニバーサルなデザインで直感的、視覚的にわかりやすい
『クリアス』導入のきっかけを教えてください
自院の開業に向けて、大阪市内で先に開業していた友人たちのクリニックを見学させてもらった際、『クリアス』をすすめられたのが一番のきっかけです。
多数のクリニックに見学や情報収集でお世話になりました。オンプレ型の電子カルテを使っているクリニックが大半でしたが、もともとクラウド型を希望していたこともあり、もっとも惹かれたのが『クリアス』でした。しかも、『クリアス』だと専用ソフトのインストール不要でブラウザから開くことができるから、電子カルテ用にPC端末を増やす必要もなく手軽なところも魅力。iPadでも使うことができるのもうれしいです」
他のクラウド型電子カルテと比べても魅力が大きかったですか？
はい。導入前には7社ほどデモを申し込んで比較検討し、クラウドの最大の魅力は細やかでリアルタイムなアップデートだと気づきました。現在も月単位でアップデートされ電子カルテとして進化していっているのを肌で感じますし、要望を反映してもらえるという点も大きいです。
クラウド型の中でも『クリアス』はアイコンを使い分けたり色分けしたり、ユニバーサルなデザインで視覚的にわかりやすい表示になっており、スタッフとの情報共有もシームレスである点も魅力でした。たとえば、通常診察、発熱、ワクチンなど診療内容ごとに色を変えるなどすれば、あと何人どんな患者が控えているのか文字を読まなくても受付一覧で一目瞭然、業務効率化にもつながると考えました。
導入にあたって不安なことはありませんでしたか？
オンプレ型と違ってサポートが基本リモートとなるので、いざ困ったときすぐに対処してもらえるのかを知りたくて、サポート体制に関しては事前に会社のマンパワー含めて確認しました。すると、営業時間中は実働可能なスタッフがしっかり確保されていることがわかりましたし、担当者の質問に対する回答力も高く非常に丁寧で好印象を覚えました。他に不明な点を質問しても、実際にご自身で『クリアス』を使いこんで研究されているようで、操作方法に関してもわかりやすく教えてくださり頼もしく思え、不安感も払拭できました。
導入してよかったことを教えてください。
まず、セットの作り込みができるので重宝しています。たとえば体重が10kgのお子様と20kgのお子様では薬剤の処方量が変わりますが、身長・体重の組み合わせで病名やレセコメント、定型診療録までセットを組みこんでおけば、処方箋、病名登録、管理料まで1クリックで一括入力、効率的！患者さんの待ち時間短縮にも寄与しています。フォルダで分類、整理できるのでセットを探すこともありません。
予約マスタも自身で細やかに微調整し活用しています。発熱外来の繁忙期とそうでない時とで予約枠の増減を行い、コロナワクチン追加接種開始に伴いワクチン予約枠を新設するなど、季節性のニーズに応えるべく開院1年の間でかなり細かく予約枠調整をしました。
経営分析ツールもかなり有効活用しています。受診者の女性男性比率、人数の増加速度、混雑する曜日、薬剤料比率、初診率…たくさんの項目が可視化されて分かりやすいビジュアルです。分析データをもとに予約枠を調整したところ1日の診療件数も増え、繁忙期の混雑する曜日への対策では待ち時間も減りました。まるでデジタルコンサルタント。患者さんのニーズにこたえられるよう柔軟なクリニック経営が可能になりました。
クリニックは院長とスタッフとOne Teamです。診療枠の変更などの際は、経営分析データの可視化したツールを用いてスタッフに理由や次の目標を朝礼で説明しました。ワンマンにならないようにチーム一丸となって診療に取り組めるチーム作りにも活用しています。Googleマップと連動していて、どのエリアからの患者が増えているのかが一目でわかるし、変化を確認することを楽しみながら経営に役立てられています。
改善要望があれば教えてください
レントゲン画像を直接貼り付けられるようになるとうれしいです。それと、サポートセンターからリモート操作を受けたい場合に、IDやパスワードを電話越し読み上げて伝えるのが手間に感じており、簡便化してくれたらもっと気軽に問い合わせできるので助かります。
また、患者さんから、お子さんと一緒に来院される場合、たとえばお母さまのアカウントで複数名予約をとれるようにしてほしいという要望も上がっています。
集患のためにどんな工夫をされていますか？
有料広告は一切出さず、無料で使えるツールのみ使っています。具体的には、LINE、Instagram、FacebookなどのSNSを最大限活用しています。LINEの内容はホームページのお知らせ欄に載せる程度のもので、翌月の休診日やコロナワクチン接種の開始時期や、季節性疾患の啓蒙などです。発信頻度は月2-3回と多くないようにしています。地域内に同じようにLINEを活用しているクリニックが少ないようで、患者さんからは「お知らせが送られてきて便利！」とご好評をいただいています。
InstagramやFacebookでは、LINEの情報以外にも開院1周年記念の院内の様子、診療内容の案内、地域の飲食店での食レポや桜の名所の動画などを配信したりしています。患者さんからは“院長の食レポシリーズ”として認識いただけており、「今度あそこのレストランのも食レポ行ってきてよ！」と声をかけてくださるなど、みなさんに親しみをもって楽しめていただけているようで、私も楽しく続けています。
クリニック運営で他に工夫されていることはありますか？
売上向上だけでなく、集患や患者満足度向上につながっていたのは、スタッフが楽しく働ける温かい職場づくりを大切にすることです。コミュニケーションをとりやすいように、お互いに意見を言いやすい雰囲気を意識するのはもちろん、それぞれが自己肯定感ややりがいをもてるような言葉をかけるように院長として心がけています。
その結果、スタッフが楽しそうに仕事している様子は、患者さんにもクリニックの雰囲気のよさが伝わるようで、患者さんが友人やご家族に紹介してくださるなど、開院間もなくからいい口コミもどんどん増えているように感じています。
電子カルテを超えたデジタルセクレタリーとしてクリアスを活用し、地域に期待されているニーズを読み取り、スタッフや患者さん、一人ひとりにあたたかく笑顔になってほしいと接することが集患につながっていくのだと思います。
