電子カルテの導入を検討しているものの、現状は紙カルテで運用しているというクリニックも多いかもしれません。そこで今回は、紙カルテから電子カルテに切り替えることによってどんなことが可能になるのか、また、導入することによるメリット、デメリットとしてはどんなことが考えられるのかを説明していきます。

電子カルテとは？　

電子カルテとは、名前の通り、従来は紙カルテに記入していた診療内容を電子データに置き換えたものです。手書きの文字ではなく電子データとして記録するため、情報の編集や管理が容易ですし、時間を掛けずに必要な情報を探し出すこともできます。

電子カルテ導入のメリット

データの編集・管理や検索が楽になること以外にも、電子カルテ導入にはメリットがあります。

データを即時に管理・活用できる

紙カルテの場合、現物が手元になければ、記載している情報を確認することができません。一方、電子カルテ派パソコンを開けばすぐにアクセスすることが可能です。そのため、たとえば新規患者が来院した際、受付スタッフが患者の病状や既往歴などを電子カルテに入力すれば、医師は診察室にいながら、即時、情報を確認することができます。また、別室でおこなった検査結果を電子カルテに取り込めば、即座に把握することも可能ですし、医師が診察してカルテを記入すれば医療費が自動計算されるため、会計のために患者を待たせる必要もなくなります。

ミスや間違いを未然に防ぐことができる

手書き文字で記入する紙カルテの場合、文字にクセがあったり雑だったりすると、看護師や事務が判読できず、誤った看護・誤った薬を提供してしまう可能性があります。その点、電子データであれば、医師の指示を正しく理解することができます。

また、入力されたデータにおかしなところがないかどうかを自動でチェックしてアラートを出してくれる電子カルテを導入すれば、レセプト返戻や、処方間違いによる事故を防ぐことにもつながります。

参照：CLIUS「オーダーチェック機能」

業務の効率化が促進される

患者が来院するたび、紙カルテを探し出す必要がなくなるのはもちろん、検査結果やレントゲン写真なども紐づけされるため、必要なデータにすぐにアクセスすることが可能です。また、紹介状や診断書などのテンプレートも備わっているため、書類作成に時間をとられることがありません。

カルテの保管スペースが不要

紙カルテの場合、保管スペースを確保することが不可欠です。一方、電子カルテのデータはサーバーに保管されるため、患者数が増えても保管スペースを追加する必要がありません。

ただし、自院にサーバーコンピューターを設置して使う「オンプレミス型」の電子カルテの場合、サーバーコンピューターを設置するスペースの確保は必要です。

なお、カルテの保存期間は、医師法によって5年間と定められていますが、継続的に治療が必要な患者のカルテに関しては、5年間を超えても保存が必要であるため、通常、各医療機関は適切に保管しています。

参照：厚生労働省「診療録の保存年限に係る現行法令上の規定について」

医療機関間での情報共有がスムーズ

受付と診療室、検査室など、クリニック内で即時情報共有できるのと同様、医療機関間でも、必要なときすぐに情報を共有することができます。患者の情報をすぐに共有できる体制を整えておけば、行政への情報提供時や分院設立時などにも重宝します。

災害によるデータ紛失の心配がない

紙カルテの場合、火事で建物が焼失したり水害でクリニックが水浸しになったりすると、データがすべて消えてしまいます。一方、インターネット上に仮想サーバーを構築して使用する「クラウド型」の電子カルテであれば、災害によるデータ紛失の心配がありません。

電子カルテ導入のデメリット

電子カルテ導入にはデメリットもあります。

運用に慣れるまでに時間がかかる

操作方法を覚えるまでにはある程度時間がかかるかもしれません。パソコンやスマホを使うことが好きで、オンオフ問わずさまざまなアプリやシステムに触れている人なら、直感的に操作しながら短期間でマスターできる可能性が高いですが、そうでなければ、慣れるまでの間は「紙カルテだったらもっとスムーズなのに」とジレンマを感じることもあるでしょう。しかし、スマホを新しい機種に替えたときと同じで、最初のうちはうまく操作できずやきもきしたとしても、慣れてしまえば大変便利なので、「もう紙カルテには戻れない」と感じるものです。

また、電子カルテ各メーカーも操作性のよさを追求し続けていることから、年々、使いやすさや画面の見やすさは進化しています。

（紙カルテからの移行の場合）過去のデータの入力が必要

紙カルテから電子カルテに移行する場合、これまでの診療記録を電子カルテに移すという作業が必要になります。患者一人ひとりの名前、住所、保険情報などを一から入力していくことになるため、ブラインドタッチができるスタッフがいなければかなり時間を要す作業となるかもしれません。しかし、最初に基本情報を入力してしまえば、次からは患者ごとの情報を簡単に検索することができるので、入力に要する時間は決して無駄にはなりません。

ただし、氏名や性別、住所、生年月日、保険情報などの患者属性情報に関しては、レセプトコンピューターに入っているデータを一括出力するなどして電子カルテに取り込むことが可能です。この方法であればデータの移行がかなりスムーズです。

また、毎回の診察で紙カルテに記入してきた患者の病状や処方内容などは、スキャンして電子カルテに取り込めば、比較的短時間でデータを移行することができます。

導入費用が必要

電子カルテを導入するにあたっては、各メーカーが提示する初期費用のほかに、電子カルテを使うためのパソコンやタブレット代、スタッフの研修費用などが必要になる場合もあります。

ただし、後述しますが、電子カルテには主に「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類が存在しますが、クラウド型の初期費用はリーズナブルである場合が多く、なかには無料で提供しているメーカーもあります。

停電時の利用制限

電子カルテはパソコンやタブレットで操作するため、停電時には利用制限がかかります。タブレットなどが満充電の場合はアクセス可能とはいえ、通常通り、一日通してカルテに入力し続けることは難しいため、停電発生時に備えて、最低限の紙カルテひな形を用意しておくと安心です。

また、パソコンやタブレットは電化製品なので寿命があるので、故障で動かなくなることも考えられます。その場合も同様に紙で記録することが必要なので、万が一の場合に備えておくことが大切です。

運用コストが発生

電子カルテのメーカーに支払うお金として、初期費用のほかに毎月の利用料もあります。ただし、利用料に関しても、完全無料または格安に設定しているメーカーもあります。しかし、無料や格安の場合、必要とする機能が備わっていない場合もあるので、費用対効果を考えながら、自院にとってベストな電子カルテを選ぶことが大切です。

運用の調整が必要なケースがある

病院向けの電子カルテは、予約管理・問診システム、PACS（画像ファイリングシステム）、検査システム、薬剤管理システム、調剤システム、バイタル測定システム、透析管理システム、リハビリシステム、会計・決済システムなど と連携が可能です。クリニック向け電子カルテに関しては、検査システムなどと連携して使うのが一般的です。しかし、機器によっては連携できない場合があるので、その場合は、システムのメーカーを見直すか、その部分だけ従来通りの運用にするかを検討する必要があります。

また、電子カルテのメーカーによってUIなどが異なるため、メーカー乗り換えの際などには、新しい電子カルテの入力形式に合わせて、入力の仕方や順序などを変えたほうがいい場合もあるかもしれません。

セキュリティ対策が必須

電子カルテを運用するにあたっては、万全なセキュリティ対策を講じることが必須です。セキュリティが弱ければ、サイバー攻撃を受けて大切なデータが盗まれてしまうことがあります。また、人的ミスによる情報漏洩の可能性もあるため、データの扱い方にも気を付ける必要があります 。

電子カルテと紙カルテの対比

ここで改めて、電子カルテと紙カルテの違いを確認しましょう。

電子カルテを運用するうえでは、セキュリティ対策に力を入れることが必須となります。ただし、その点に関しては、各電子カルテメーカーもサポート体制を整えているので、導入検討時には、どのようなサポートを受けることができるのかについても、各メーカーにしっかり質問することをおすすめします。

電子カルテの普及状況

厚生労働省によると、平成20年から令和2年にかけての電子カルテの普及状況の推移は以下の通りです。

※平成23年に関しては、宮城県の石巻医療圏、気仙沼医療圏および福島県全域を除いたデータです

病院、クリニックともに、平成20年時点では10％台の導入率でしたが、令和2年においては約半数が導入しています。

参照：厚生労働省「電子カルテシステム等の普及状況の推移」

なお、その後、2023（令和5）年にはオンライン資格確認等システムの導入が原則義 務化となっていることなどから、普及状況の最新データは令和2年のものになりますが、それ以降も導入率が上がり続けていることが推測されます。

電子カルテが満たすべき3つの原則とは？

電子カルテを使うにあたっては、電子カルテが満たすべきとされる3つの原則をきちんと理解しておく必要があります。これは、「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に記されている「電子保存の要求事項」に該当する「真正性」「見読性（けんどくせい）」「保存性」の3つを指します。

それぞれ詳しく説明していきます。

真正性

電子カルテは、手書きで記入する紙カルテと比較して改ざんされる可能性が高くなります。そのため、データが改ざんされていないことを保証するために、「カルテを記録した日時」「記録した場所」「記録した担当者」を明確に記しておくことが不可欠です。

また、以下の4項目も満たしている必要があるとされています。

① 作成責任の所在の明確化
② 勝手に入力できない体制を整えておくこと
③ 外部からの侵入を防ぐためのセキュリティ対策の実施
④ 入力履歴・操作履歴の監査および電子カルテの操作に関する教育

見読性

電子カルテに入力した情報を、必要なときに必要とする人に見せられる状態にしておくことを意味します。医師や看護師などのクリニックスタッフだけでなく、患者やその家族に求められたときや、監査が入ったときにも内容を確認してもらえる状態にしておくことが、「見読性を保っている状態」であるといえます。

保存性

電子データはサーバーに保存しておけば絶対に消えることはないということはありません。誤って消去したり破損したりする可能性もあるため、こまめにバックアップをとったり、適切なソフトウェアを使用したりすることで、保存性を維持することが大切です。保存性の維持に関して不安がある場合は、外部業者に依頼することを検討するといいでしょう。

参照：厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン　第5.2版（本編）（令和4年3月）」

なお、これら3つの原則を守れなくても罰則が科されることはありませんが、3つの原則に関係する法令に抵触する可能性は高いといえます。たとえば、十分なセキュリティ対策を講じておらず、真正性を守れていなかった場合、個人情報保護法に抵触して罰金が科されることになります。

クラウド型電子カルテの特徴

先に説明した通り、クラウド型電子カルテは、インターネットを通じてクラウド事業者が有しているサーバーにカルテデータを保存して管理するため、万が一、自院が災害に遭ってもデータが消失する心配がありません。また、データのバックアップや更新作業をおこなう必要もないため、業務に余計な手間がかかりません。

電子カルテの種類比較

「電子カルテ導入のデメリット」でも触れた通り、電子カルテは主に「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類にわけられますが、正確にいうと、もう1種類、オンプレミス型とクラウド型のいいとこどりをした「ハイブリッド型」も存在します。

「オンプレミス型」とは、自院内にデータの処理や保存をおこなうサーバーを設置して使用するシステムで、インターネットを切断すれば、外部から侵入される心配がないというメリットがあります。

「クラウド型」は、前述の通り、クラウド事業者が有しているサーバーを借りて、データを保管したり取り出したりするタイプです。

「ハイブリッド型」は、院内のサーバーとクラウド事業者のサーバーの両方を利用できるため、たとえば「院内のサーバーが故障した際にはクラウド上のサーバーに切り替える」などといった使い方ができます。

電子カルテ利用者の声

電子カルテを導入したクリニックからは、以下のような声が上がっています。

「医師業務の軽減設計が魅力」

電子カルテなら、受付事務が患者の来院理由や体温などを確認して入力すれば、医師は診察室にいながらにして患者の状態を把握することができます。また、予約システムと連携すれば、来院前に患者に自宅で問診表に記入してもらうこともできるため、受付事務の業務負担も軽減できます。

まあ、紹介状の発行などはテンプレートを活用すれば簡単におこなえるため、医師の事務作業の負担も軽減されます。

「患者の待ち時間を最小化できたことで患者満足度が上がった」

予約システムとの連携が患者の待ち時間削減に役立つのはもちろん、レセプト連携すれば、医師が診療内容を記録した時点で診察台が自動計算されるため、会計で患者を待たせることもありません。

「システム連携によって情報の統合が可能になった」

各種システムを連携させておけば、検査室と診療室、医療機関間などでスピーディーに情報を共有できるため、みんなで患者をサポートしているという意識が高まります。

電子カルテに関するよくある質問

続いては、電子カルテに関するよくある質問をみていきましょう。

Q：クラウド型のシェアが高いと聞きますが、これから導入するならクラウド型がいいのでしょうか？

A：前述の通り、クラウド型には「手ごろな価格で利用できる」「アップデートの必要性がない」などさまざまなメリットがありますが、オンプレミス型にも、「カスタマイズの自由度が高い」などのメリットがあります。そのため、自院がどんな機能を求めるかを考えて選ぶのが一番です。

医療DX政策の一環として、政府は電子カルテ情報の標準化および共有化を進めていて、この実現のために、2025年4月に「電子カルテ情報共有サービス 」の開始が予定されていることを考えると、いずれにしても、電子カルテの導入自体は早めに進めることをおすすめします。

Q：情報漏洩やサイバー攻撃が心配です。

A：セキュリティ対策に自信がない場合は、電子カルテメーカーや外部業者に相談または委託することが一番です。また、電子カルテメーカーを選ぶ際には、どのような対策を講じればいいのかについても質問を投げかけ、きちんとサポートしてくれると確信できる企業を選ぶことも大切です。

Q：電子カルテは停電時には完全に利用できなくなるのでしょうか？

A：ノートパソコンで利用していてバッテリーが残っている場合などは利用できますが、バッテリーもいつまでも持つわけではないので、停電時には、安全にシステムを終了させることを優先させましょう。また、停電時に備えて、紙カルテもある程度の量は用意しておくことが大切です。

Q：電子カルテのシステムが壊れて、保存しているデータが消失してしまうことはありますか？

A：クラウド事業者が有しているサーバーを借りてデータを保管するクラウド型電子カルテなら、そうした心配はまずありません。

Q：電子カルテを操作できるようになるまでに時間がかかりそうで、なかなか導入に踏み切れません。

A：パソコンに限らず、どんなツール、どんなシステムでも、使い始めるまでは「難しそう」「自分にはハードルが高い」と身構えてしまうことがあるものです。しかし、使い始めると意外とスムーズに慣れていくことが多いのもまた事実です。不安な場合は、お試しさせてもらえるかを各メーカーに問い合わせてみましょう。試しに使ってみると、「これなら、慣れたら問題なく使えそうだな」と感触をつかめる可能性が高いです。

一般診療所で電子カルテを選ぶ際のポイント

電子カルテを選ぶ際に重視すべきことは、医療機関によってまちまちです。「操作性」「画面の見やすさ」「自院のパソコンとの相性」「ほしい機能があるかどうか」「自院で使っているシステムと連携可能かどうか」などのいくつかのポイントをチェックすることに加えて、各メーカーが展開している導入事例などを参考にするのもいいかもしれません。

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対象規模

無床クリニック向け 在宅向け

オプション機能

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提供形態

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診療科目

内科、精神科、神経科、神経内科、呼吸器科、消化器科、、循環器科、小児科、外科、整形外科、形成外科、美容外科、脳神経外科、呼吸器外科、心臓血管科、小児外科、皮膚泌尿器科、皮膚科、泌尿器科、性病科、肛門科、産婦人科、産科、婦人科、眼科、耳鼻咽喉科、気管食道科、放射線科、麻酔科、心療内科、アレルギー科、リウマチ科、リハビリテーション科、、、、

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