診療の予約は、受け付けているクリニックと受け付けていないクリニックがありますが、予約制にすれば、その日の業務量の目安などもわかり、一日の予定を効率よくこなせるメリットがあるでしょう。そこで今回は、業務をより効率的に回すための予約方法についてみていきましょう。

予約制導入のメリット、デメリット

予約制導入のメリット

まずは、予約制導入のメリット、デメリットについてみていきます。予約制を導入するメリットとしては、「事前に患者数がわかるため業務を調整しやすい」「空き時間に予約を入れていくことで平準化させることができる」「患者の待ち時間のストレスを緩和できる」「新規患者を獲得しやすい」などが考えられるでしょう。一般的には、朝一と夕方以降に来院する患者が多いですが、空き時間を明示した結果、空いている時間に予約してくれる人が増えれば、より多くの患者を受け入れることができますし、待たせないことから、新規患者にもよい印象を抱いてもらいやすいです。

予約制導入のデメリット

では、デメリットはどうでしょう？　「予約時間に診察を開始できなければクレームになる場合がある」「予約変更への対応が手間である」「患者側が予約取得を面倒だと感じて受診をためらう」などが考えられるでしょう。とりわけ高齢の患者にとっては、予約取得は難易度が高くなりがちなため、地域住民の健康を守ることを第一に考えているクリニックなどは、予約制を導入しないほうがいい場合もあるでしょう。

「予約優先制」にするのも一手

受付順番制や完全予約制ではなく、当日来院した予約なしの患者も診療する「予約優先制」にすれば、予約制を導入しても、地域のお年寄りなどが取り残されることがありません。また、予約優先制であれば、予約していない飛び込み患者も少ない待ち時間で診療してもらえるため、待ち時間のストレスが軽減されます。

web予約システムとは？

予約を受け付ける方法には、電話、オンライン（web予約）などがあります。電話予約であればシステムを利用する必要はないので、既に多くのクリニックが電話での予約を受け付けているでしょう。しかし、電話予約は前述の通り、応対業務が増えるというデメリットがあります。そこで今回は、web予約システムについて詳しくみていきます。

web予約システムとは、患者やクリニックの予約をweb上でおこなうシステムです。PCやスマートフォンさえあれば簡単に予約できます。もちろん、病院の受付時間外でも予約可能。患者は、電話がつながるまで何度もかけ直す必要もありませんし、待合室で長時間、時間を潰す必要もありません。

webシステムにはどんな機能がある？

webシステムはいくつかのメーカーが提供しているため、提供元によって細かな違いはありますが、「受付予約」「予約確認メール」などの機能は概ねどのメーカーのものでも利用できます。

受付予約

「順番予約」または「時間指定予約」があります。「順番予約」とは、予約した順番に診察をするスタイル。多くは、診察当日分のみ予約可能とされます。「時間指定予約」とは、「9:00～9:30の枠」など、15分～30分間隔などで区切った時間枠に一定数の予約を入れるスタイル。当日だけでなく、数日先の予約も可能です。

予約確認メール

受付予約後には、患者のメールアドレスに、予約が正常に受け付けられたことを通知する「予約確認メール」が送られます。加えて、予約前日にはリマインドメールが届くよう設定することも可能。予約忘れや無断キャンセルのリスクを軽減することができます。また、当日、診察の順番が近づいたら通知メールを出すよう設定することなども可能です。

webシステム導入のメリット

webシステム導入にはさまざまなメリットがあります。具体的にどんなメリットがあるのかみていきましょう。

1. 応対業務に時間を取られない

予約や日時変更、キャンセルなどの電話対応に時間を割かなくてよくなるため、受付スタッフの業務を効率化できます。そのぶん、目の前にいる患者にしっかり対応できるので、患者の満足度が向上するでしょう。

2. 人為的ミスが減る

電話での予約であれば、日時の聴き間違いや思い込みによる間違い、ダブルブッキングなどもあり得ますが、オンラインでの予約であれば、画面上でも確認できるため、クリニック側も患者側も日時を間違えることがなくなります。

3. 無断キャンセルが減る

予約した後に都合がつかなくなったものの、キャンセルの連絡をすることを忘れてしまう患者は意外と多いもの。しかし、webシステムがあれば、変更やキャンセルの必要性が生じたその場でスマホから手続きできることから、無断キャンセル数が減ることが予想されます。

4. 患者の満足度が上がり、再診率の向上につながる

webシステムを導入することで、「待ち時間が長い」「後から来た人が先に呼ばれた」などの不満を減らすことができるので、患者の満足度が上がることが期待されます。その結果として、再診率の向上も見込めます。

5. 院内感染のリスクを軽減できる

待ち時間の削減は、院内感染リスク軽減に直結します。コロナ禍はもちろん、風邪やインフルエンザの流行時期にも有益なシステムだと言えるでしょう。

ITに疎くても大丈夫！

ITに精通していないクリニックであれば、「webシステム」と聞いただけで及び腰になることもあるかもしれませんが、システムの導入は極めて簡単です。アフターフォローに力を入れているメーカーなどもあるため、不安な場合は、いくつかのメーカーに問い合わせて、比較検討したうえで導入元を決めるのもいいかもしれませんね。そのほかにも疑問な点などあれば、お気軽にクリニック開業ナビにお問い合わせください。

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