主流な連絡方法がメールやLINEになった今となっては、FAXを使っている家庭も会社も少ないでしょう。しかし、少しでも使う機会があるなら、完全になくすことは難しいかもしれません。では、クリニックを運営するうえではどうでしょうか？ FAXは必要不可欠なもの？ それとも無くても困らないもの？ 早速考えていきましょう。
全国のFAX普及率はどのくらい？
総務省が公表している「平成30年通信利用動向調査の結果」によると、2020年時点におけるFAXの世帯普及率は34.0％とされています。スマホの普及具合からしても、FAXを使っている人は少なそうに思えますが、実際のところ普及率は高く、特に公立の学校や介護施設では日ごろからやりとりに使われていることがわかっています。
クリニックにFAXは不要だと考えられる理由は？
続いては、FAXの普及率が高いにもかかわらず、クリニックにFAXは不要だと考えられるとして、その理由がなんであるのかをみていきましょう。
メールや電話で事足りる
一番の理由はなんといってもこれ。そもそもFAXを使っている家庭や会社も少ないことから、FAXでメッセージを受信することもなければ、こちらから連絡したいときにもわざわざFAXで送る必要なないということです。パソコンやスマホを使いこなしていない家庭であったとしても、電話がないということは滅多にないでしょう。
時代はペーパーレス
FAXでやりとりした内容を記録するためには紙が必要です。受信した内容を本体の画面で確認することが可能な機種もありますが、スタッフ全員で確認したい場合などはプリントアウトすることが必要になるので、用紙代がかかってしまいます。
クリニックにFAXが必要だと考えられる理由は？
続いては、クリニックにFAXが必要だと考えられる理由をみていきましょう。
セキュリティ対策のため
医療業界では従来、業務に使うパソコンなどは基本的にインターネットに接続しないことで、個人情報の漏洩を防いでいます。そのため、書類などは電子データではなくFAXで送るという考えが根付いています。そのため、新型コロナの検査結果などに関しても、医療機関同士で受け取ったか受け取っていないかで揉めないよう、FAXで送って記録を残していたことはニュースなどでも取り上げられました。
そもそも医療の現場では未だにFAXでのやりとりが主流
セキュリティ云々の前に、基本的に医療の現場ではFAXでのやりとりが強く根付いています。医師会のお知らせやセミナーの案内、学会からのお知らせなど、FAXを有している医療機関には、日々、さまざまなお知らせが届きます。
調剤薬局から疑義紹介や情報提供書が送られてくる
調剤薬局からの疑義紹介や情報提供書は、FAXでクリニックに送られてくることが多いです。
FAXを必要とする患者が多い
医療機関同士のやりとりだけでなく、患者とのやりとりにFAXが必要な場合もあり得ます。たとえば、高齢の患者で来院して受診することやメールでのやりとりが難しい場合、FAXで手書きの文字や図解のほうが必要なことを伝えやすいこともあるでしょう。
メールだと迷惑メールフォルダに入るなどして気づいてもらえないことがある
電子メールは、相手のメーラー設定状況によっては迷惑メールフォルダに分類される可能性が高いこともあれば、大量のメールに埋もれて見逃されてしまうこともありますその点、FAXだと相手に気づいてもらいやすいですが、前述の通り、家庭用FAXは特に、プリントアウトするかどうかは本体画面で確認してから決められるよう設定されている場合が多いので、確実に見てもらいたいときは電話をかけて、送信した旨を伝える必要がありそうです。
パソコンやスマホを起動せずに送信できる
診療業務が終わってパソコンの電源を落とした後に、患者や訪問看護師、ケアマネージャーなどに連絡したいことがあるときなど、パソコンを立ち上げずにメッセージを送れることが便利だと感じることもあるかもしれません。
大量に一括配信できる
法人向けにFAXでDMを送信する場合、一括配信機能を使えば一度に大量に送信可能です。ただし、同様の機能はメールにも備わっているので、先方がFAXでしかやりとりしていない場合のみのメリットといえます。
帳票による商取引がスムーズ
FAXの機種によっては、帳票作成から配信まで自動で行えるものがあります。ただし、これに関しても、パソコンとメールでもできることなので、やはり、先方がメールでやりとりできない場合のメリットといえるでしょう。
結論としては、クリニックはFAXを設置しておくべき？
FAXが必要な理由、不要な理由の両方を見比べると、今のところFAXを完全になくすのは得策ではないといえるでしょう。ただし、前述した通り、受信したものをすべて自動的にプリントアウトすると、紙やトナーの無駄が生じます。それだけでなく、興味のない内容の営業書類にまで目を通すことは、時間の無駄にもなります。それを防ぐために、FAX本体の画面で、必要なFAXかどうかをチェックすることもできますが、それよりも効率がいいのは、パソコンから直接FAXを送受信する方法です。パソコンから直接FAXを送受信する方法はいくつかあります。
【パソコンから直接FAXを送受信する3つの方法】
PC-FAXを使う
ひとつめの方法は、パソコンと複合機をつなげてFAXを送受信する「PC-FAX」を活用する方法です。ただし、この方法を実践するためには、PC-FAXに対応した複合機を選ぶ必要があります。また、パソコンのOSによってはPC-FAXが利用できないこともあるので注意が必要です。
FAXソフトを使う
パソコンに専用のFAXソフトを導入すれば、複合機がなくてもパソコンから直接FAXの送受信を行うことができます。この方法は、FAXソフト、パソコン、モデム、固定電話回線があれば実践可能。複合機を用意する必要がありません。ただし、パソコンの電源を切った状態でFAXを受信するとデータが残らないため、基本的にパソコンの電源を落とすことができないのが難点です。
インターネットFAXを使う
インターネットFAXとは、クラウドでFAXのデータを送受信するサービスのこと。「クラウド型FAXサービス」「ネットFAX」とも呼ばれます。パソコンとインターネット回線があれば利用できる方法であるため、他の方法に比べてコストを抑えることができます。
インターネットFAXを使えば、電子カルテ内の診療情報を直接送信することができるので、業務効率がうんと上がります。CLIUSでも、インターネットFAX機能を活用することができるため、たとえば在宅機能を使って患者や薬局に処方箋をFAXで送りたいときなどに大いに役立ちます。
FAXの活用方法は時代の流れに合わせて変えていこう
医療業界ではFAX活用が当たり前とはいっても、不要な情報の確認に割く時間、無駄な紙にかける費用などはどんどん省いていくべきです。パソコンから直接FAXを送受信する方法を取り入れるのはもちろん、無駄なお金や時間を使わないためにはどうすればいいかをきちんと考えながら、時代の流れに合わせて業務を効率化していけるといいですね！
特徴
対象規模
オプション機能
提供形態
診療科目
この記事は、2023年2月時点の情報を元に作成しています。
