クリニックのレジ締めは、毎日必ずやらなければならない業務です。そのため、楽にできる方法を習得しておくと、毎日の業務がスムーズになり、「レジ締めが終わらなくて帰れない……」ということになりにくいため、精神的にも楽になります。そこで今回は、クリニックのレジ締めを楽にする方法を解説していきます。
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レジ締めとは？
レジ締めとは、その日1日の売上を計算して、現金やクレジットカード決済、QR決済などによる支払金額と、データ上の金額を一致させる作業です。この作業をおこなうことによって、会計に間違いがないことを確認できるだけでなく、決済方法のニーズの推移なども知ることができます。
レジ締め作業に携わったことがない人は、「金額が合っているかの確認だけならすぐに終わるのでは？」と思うかもしれませんが、データ上の金額と実際の釣銭の金額が合わず、何度も見直さなければならないことはしばしばあります。そのため、各医療機関にとって、レジ締めの効率を上げることは大きな課題となっています。
レジ締めの基本的なやり方
レジ締めの基本的なやり方は、次の5ステップです。
診察前に、前日に残っている釣銭を確認する
レジ締めのメイン業務は診察後の業務となりますが、1日の仕事始めに、レジにいくらあるかを念のため確認しておくと安心です。ただし、基本的には前日のレジ締め時点で、レジに残した金額を確認しているので、その金額と差異がないかを照らし合わせることができたらOKです。
診察後に1日の売上を確認する
1日の業務が終わったら、その日の売上の合計金額を計算します。レジのデータには一件ごとの売上が記録されているので、レシートを出力して合計金額を確認します。また、クレジットカードや電子マネー、QRコードなどの決済方法別の売上金額も確認します。
レジに残っている現金の合計を確認する
キャッシュドロアに入っている現金を、千円札、五千円札、一万円札などの種類別に計算して、最後にそれらを合算します。
当日の売上から、診察前の時点の金額を引く
キャッシュドロア内の現金の合計金額に、現金以外のキャッシュレス決済の売上を加えたら、そこから診察開始前時点の金額を引きましょう。その結果出た金額が、レシートから出力されたその日の売上金額と同じなら、計算が合っているということになります。
必要なぶんだけ現金を残してレジを締める
翌営業日に備えて、キャッシュドロア内に必要なだけ釣銭を用意しておきます。振り分けが終わったら、残りの現金は金庫にしまいます。
レジ締めの楽なやり方は？
続いては、レジ締めを楽にやるためのコツをみていきます。
自動釣銭機、POSレジを導入する
もっとも手間がかからなくなる方法は、自動釣銭機やPOSレジを導入することです。データ上の金額と実際の釣銭が合わない理由はほぼヒューマンエラーなので、自動釣銭機を導入することでヒューマンエラーをなくせば、レジ締めの効率は飛躍的に上がります。
ただし、自動釣銭機やPOSレジを導入するためには設置のスペースを確保することが必要ですし、初期費用やランニングコストがかかります。また、自動釣銭機やPOSレジの種類によっては、たびたび釣銭を補充しなければならないことがあるなどもあるので、導入の際には金銭面と仕様に関してよく比較検討して選ぶことをおすすめします。
もっともおすすめは電子カルテと連携できるPOSレジです。
電子カルテと連携できるPOSレジを選べば、金額を二度打ちする必要が無くなるため、ヒューマンエラー防止を強化できます。
また、以下におすすめの自動精算機をピックアップしますので、導入を検討する際には参考にしてみてください。
キオスク「スマート簡易自動精算機クリニックキオスク」
【特徴】
参照：「スマート簡易自動精算機クリニックキオスク」お問い合わせ
ティーエスアイ「スマレジ」
【特徴】
インテクア 「セルフ入金機」「自動精算機」
【特徴】
三栄シスポ「自動釣銭機OWEN-self for Medical」
【特徴】
参照：三栄シスポ「自動釣銭機OWEN-self for Medical」お問い合わせ
日立チャネルソリューションズ「クリニック向け自動受付精算機セルフォート」
【特徴】
参照：日立チャネルソリューションズ「クリニック向け自動受付精算機セルフォート」お問い合わせ
参照：クリニック向け自動精算機・セルフレジ比較表｜機能面・サイズ・費用を徹底比較
余裕のあるタイミングで、お札や小銭を10枚単位などでまとめておく
クリニックの業務の忙しさは、1日のなかでも波があることがほとんどです。患者が少ない時間帯などには余裕ができることもあるので、そのタイミングを見計らって、お札や小銭を10枚単位などでまとめておけば、レジ締めの際に1枚1枚数えなくていいぶん、作業時間を短縮することができます。
コインカウンター（コインケース）を導入する
現金で会計する患者が多いなら、コインカウンター（コインケース）を導入することがおすすめです。コインカウンターがあれば、小銭をスピーディに数えることができます。予算に余裕があるなら、電動タイプのコインカウンターを導入すればさらにスピーディです 。
会計時に患者と一緒に確認する
ヒューマンエラーを減らすことを考えると、一回一回の会計時に間違いがないようよく確認することが有効であるといえます。しかし、会計担当者がひとりで確認するのであれば従来のやり方と変わりません。会計の精度向上を目標に、釣り銭を声に出して数えながら、患者にも一緒に確認してもらいましょう。
釣銭を渡す際、スタッフ同士で確認しあう
このフローは導入しているクリニックが多いのではないでしょうか。釣銭を患者に渡す前に、事務スタッフ同士で指差し確認または声出し確認などをおこなえば、間違いがあったときに気が付きやすくなります。
レジ付近に防犯カメラを設置する、従業員コードを活用する
レジ付近への防犯カメラの設置や、レジを扱う際に従業員コードを記録するようにすることによって、間違いが生じた時間帯に作業したスタッフを確認することができます。この方法をとることが、ミスをした従業員を責めることだけにつながってしまうのはよくありませんが、うまく注意喚起に活かせば、ヒューマンエラーの減少につながるはずです。
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レジ締め作業の効率がアップすれば、スタッフの精神的負担が激減する！
クリニックの業務で効率化すべきことはもっと他にあるから、レジ締めの効率化は後回しでいいや！ と考えるクリニックもあるかもしれませんが、レジ締めは、その日の疲れが蓄積された時点での、1日の締めくくりとなる業務なので、誰もが「早く終わらせて早く帰りたい」と思っていることを考えると、まずはレジ締めの効率化を目指すのが得策といえるのではないでしょうか。レジ締めの効率化を実現できるとスタッフの精神的負担が激減するので、みんなが気持ちよく働ける職場に大きく一歩近づいたことになりますよ！
特徴
対象規模
オプション機能
提供形態
診療科目
この記事は、2024年1月時点の情報を元に作成しています。
