電子帳簿保存法とは、決算関係書類や各種帳簿などの税務関係帳簿・書類を、紙ではなく電子データで保存することを認めた法律です。2024年1月1日より、この法律の改正内容が施行されて、メールで送受信した見積書や領収書、webで発行された請求書などのデータを、プリントアウトして保管するのではなく、データのまま保存・管理することが必須となりました。クリニックとしてどのように対応していけばよいのを含めて、詳しく解説していきます。

電子帳簿保存法におけるデータの保存方法の3つの区分とは？

電子帳簿保存方法においては、データの保存方法が主に3つに区分されています。内訳は、「①電子帳簿等保存」「②スキャナ保存」「③電子取引」となり、それぞれの対象物や保存方法は以下の表の通りとなります。

3つの区分のうち、今回の法律改正によってデータでの保存・管理が義務化されることとなったのは、「③電子取引」ですが、何が「③電子取引」に該当するのかの理解を深めるためにも、「①電子帳簿等保存」「②スキャナ保存」についても簡単に説明します 。

①電子帳簿等保存

電子帳簿等保存の対象となる帳簿・書類は、会計ソフトなどで作成している以下の帳簿および書類です。

なお、電子帳簿等保存は任意であり、必ず保存しなければならないというわけではありません。

②スキャナ保存

スキャナ保存の対象書類は、「手書きで作成して取引相手に紙で渡す書類の写し」や「取引相手から紙で受け取った書類」です。スキャナでスキャンしたデータのほか、スマホやカメラで撮影した電子データでも保存できます。

対象となる具体的な書類は、決算関係書類をのぞく国税関係書類のうち、以下のような書類です。

【資金や物の流れに直結・連動する書類】
契約書　納品書　請求書　領収書　預金通帳　小切手　約束手形借用証書　預り証　送り状　振替依頼票など
【資金や物の流れに直結・連動しない書類】
見積書　注文書　検収書　貨物受領証　口座振替依頼書など

スキャナ保存に関しても、電子帳簿等保存同様、任意となっています。

③電子取引

そして今回の法律改正の対象となっているのが、メールやwebサイト、FAX、電子契約、EDI（電子データ交換）取引などで受け取りまたは送付したデータです。受け取った場合だけでなく、送付した場合も保存する必要があります。ただし、紙としてやりとりした書類をスキャンするなどしてデータ化する必要はありません。つまり、もともと取引先と紙の書類でしかやりとりしていないクリニックに関しては、適応外ということになります。

電子取引の対象となり得るものは？

取引先とは紙でしかやりとりしていないとしても、以下のようなやりとりが発生している場合、電子取引の対象となり得るので注意が必要です。

HP制作会社や卸とのメールでのやりとり

Google広告やYahoo!　広告などへの出稿

ECサイトで物品発注

HP制作会社や卸、もしくは広告代理店などとのやりとりにおいて、メールに添付された見積書や請求書、webサイト上にアップロードされた領収書などは電子取引データに該当するため、電子帳簿保存法に則って管理・保存することが必要です。

また、クラウドサービスを用いてデータを受け取った場合も同様です。さらに、クレジットカード利用名声や交通系ICカードの利用明細の取得、ペーパーレス化されたFAX、USBやCD-Rをはじめとする記録媒体を通しての受け渡しに関しても、電子取引の対象となります。

ただし、ECサイトでの電子取引に関しては、電子データ保存に関する緩和条件が提示されている場合があるので、各サイトの運営側に確認することがおすすめです。

電子帳簿保存法に違反しないために必要なことは？

電子帳簿保存法を守るためには、電子データをすべて保存しておけばいいだけだから簡単なのでは？　そう思う人もいるかもしれません。しかし、データ保存するだけでは不十分で、保存したデータから必要なデータを検索・表示できるように管理する必要があります。

つまり、これまで帳簿関係のデータ管理は顧問税理士に丸投げしていたというクリニックにとっては新たな手間が増えるということ。なぜなら、上記で解説したようなHP制作会社や広告代理店、ECサイトなどとのやりとりは、クリニックと先方との間で発生しているため、顧問税理士の管理下にないためです。そのため、クリニック内で適切に対応することが不可欠。具体的には、まずは以下の3点について考える必要があります。

電子取引データの保存・管理方法を確認・実践する

保存・検索・表示を叶える方法はいくつかありますが、もっとも簡単な方法としては、「表計算ソフトなどで索引募を作成する」または「規則的なファイル名を付す」といった方法が考えられます。いずれの方法も、国税庁のホームページで紹介されている方法で、後者は、日付や金額、取得先などを入力したファイルを、特定のフォルダにまとめておくという方法です。

参照：国税庁「電子帳簿保存法　電子取引データの保存方法をご確認ください」

事務処理規定の作成

電子帳簿保存法では、電子取引データを保存・管理するにあたって、電子取引データが改ざんされていないことを証明する必要があるとされています。では、どうすれば電子取引データが改ざんされていないと証明できるかというと、もっとも簡単な方法が「事後処理規定の作成」です。「事後処理規定」とは、電子取引データを適正に保存・管理するために定めるルールのこと。国税庁ホームページのサンプルを参照しながら、自院独自のルールを設定したうえで、そのルールに沿って保存・管理をおこなうことで条件をクリアできます。

参照：国税庁「参考資料（各種規定等のサンプル）」内「電子取引に関するもの」に格納されたWord

保存・管理が必要な書類などに関してスタッフに周知する

一人院長のクリニックでなければ、院長以外も電子取引データを扱うことがある場合が多いと考えられます。そのため、電子帳簿保存法の改正によって何がどう変わったのか、クリニックではどんな対応を取る必要があるのかについて、スタッフ全員に理解してもらうことが大切です。この手間を省くと、保存が必要なデータを誰かが消してしまうこともあり得ます。

電子帳簿保存法に違反するとどうなる？

電子帳簿保存法に違反すると、青色申告の取消、重加算税の課税（＝通常の追徴課税35％に10％が加重される）、会社法による過料（100万円以下の過料）などの罰則が科される可能性があります。いずれの罰則も大きな痛手となることは間違いないので、違反しないよう、必要な対策をしっかりと理解して、電子取引データを適切に保存・管理することを心がけてくださいね。

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