電子カルテを選ぶのは開業前が最多だ。内覧会の準備、スタッフの採用、診療設備の発注——忙しい開業準備の中で「とりあえず」選んだ電子カルテが、開業2年目に大きな不満の原因になることがある。

「最初の1年は忙しくて気にならなかったが、少し余裕が出てきたら不満が見えてきた」という院長の声は多い。なぜ2年目に不満が顕在化するのか、そして乗り換えの判断をどうすべきかを整理する。

なぜ開業2年目に不満が出るのか

理由1: 「慣れる」と「限界が見える」が同時に起きる

開業1年目は電子カルテの操作を覚えることに集中する。入力の手順、カルテの書き方、レセプト処理のフロー——慣れていない状態では「このシステムが合っていないのか、自分が慣れていないだけなのか」の区別がつかない。

2年目になると操作には慣れる。慣れた結果、「このシステムの限界」が明確に見えてくる。「もっと速く入力できるはずなのに」「この機能がないせいで二重作業が発生している」という判断が初めてできるようになる。

理由2: 診療スタイルが確定してくる

開業時は自分の診療スタイルが完全には固まっていない。患者層、よく処方する薬、検査のパターン——これらが安定してくるのは開業から1〜2年後だ。

診療スタイルが固まると、「このシステムは自分のやり方に合っていない」という評価が初めて下せるようになる。テンプレートが使いにくい、よく使う処置の入力が手間、特定の検査オーダーが非効率——こうした不満は診療スタイルが確定しないと見えない。

理由3: スタッフから不満が上がってくる

院長本人は診療に集中するあまり、医療事務スタッフが日々感じている操作上のストレスに気づいていないことがある。開業1年目は「とにかく回す」フェーズなので不満を言いにくい雰囲気もある。

2年目になって少し落ち着くと、スタッフから「レセプト処理がやりにくい」「他院で使っていたシステムの方が楽だった」という声が上がってくる。

開業2年目のクリニックでよく聞く不満トップ5

不満1: カルテ入力が遅い

1患者あたりのカルテ入力に時間がかかると、待合室の混雑につながる。テンプレートの使い勝手が悪い、音声入力や文書作成AIが搭載されていない、よく使う処方のオーダーが多くのステップを要する——これらが積み重なると1日の診療数に影響する。

不満2: 院外連携が弱い

電子処方箋、オンライン資格確認、地域包括ケアシステムとの連携——これらは開業時には必須でなかったとしても、2026年以降は段階的に対応が求められている。連携機能がないシステムを使い続けると、毎回の制度改定のたびに追加対応のコストがかかる。

不満3: レポートや集計が出てこない

月次の経営状況（患者数・診療科別売上・処方傾向）を電子カルテから直接確認できないと、院長は「感覚」で経営判断するしかない。「データは入っているのに出てこない」という状況が続くと、経営の可視化が進まない。

不満4: サポートが遅い

障害が発生したとき、操作に困ったとき、システムの設定を変えたいとき——クラウド型電子カルテのサポート品質は製品によって大きく差がある。電話がつながらない、メール返答が数日後、訪問対応が有料——こうした不満は開業後しばらく経たないと実感できない。

不満5: 費用が想定より高い

初期費用を抑えたクラウド型の場合、月額費用に機能ごとのオプション料金が加算されていくと総コストが当初の想定を超えることがある。「最初の見積もりと実際の請求額が違う」という不満は、開業2年目の棚卸しタイミングで出やすい。

乗り換えを検討すべきかの判断基準

「我慢のコスト」を試算する

電子カルテへの不満を漠然と持っていても、乗り換えの意思決定はできない。不満を「コスト」に換算することが第一歩だ。

試算のフレーム:

これらの「我慢のコスト」の合計と、乗り換えにかかるコスト（移行費用・スタッフ再教育・ダウンタイム）を比較する。

乗り換えを急ぐべき3つのサイン

以下のどれかに当てはまる場合、早めの判断が合理的だ:

①現在使っているベンダーのサービス継続リスクがある
中小ベンダーが提供する電子カルテは、資金難や買収によってサービス終了するリスクがある。ベンダーの財務状況やサポート体制が不安定な場合は先手を打った方が良い。

②診療報酬改定への対応が遅い・有料になる
2024・2026年の診療報酬改定への対応がアップデートで無料提供されなかった、あるいは対応が数ヶ月遅れた場合、次回改定でも同じリスクを抱えることになる。

③スタッフの離職理由にシステムの名前が出てきた
「電子カルテが使いにくかった」が退職理由の一つになっている場合、採用・定着コストに電子カルテが影響している。

乗り換えを急がなくていい場合

逆に以下の場合は、焦って乗り換える必要はない:

乗り換えの実務：何を準備すべきか

乗り換えを決断した場合、以下の順序で準備を進める。

Step 1: 現行システムの契約期間と違約金（リース残債）の確認

開業時に導入した電子カルテがオンプレミス型で5〜7年のリース契約となっている場合、2年目での中途解約には多額のリース残債の一括支払いが発生する。クラウド型であっても「年次契約」などの縛りがあることが多い。前段で算出した「我慢のコスト」が乗り換えメリットを上回っていたとしても、キャッシュフロー的にいま乗り換えが可能か、まずは契約書を確認し、解約にかかる実費を正確に把握する必要がある。

Step 2: 周辺システム（予約・問診・画像ファイリング等）との連携確認

電子カルテはクリニックのITシステムのハブである。カルテ単体を乗り換えることで、開業時に連携させたWEB予約システム、WEB問診、PACS（画像管理システム）、自動精算機などとの接続が途切れる、あるいは新たな連携開発費用が発生するリスクがある。新システムが、現在稼働している既存の周辺機器とシームレスかつ無償（または低コスト）で連携できるかの確認は必須である。

Step 3: データ移行の範囲を確認する

患者基本情報・診療録・レセプトデータのうち、何を新システムに移行できるかを現行ベンダーと新ベンダーの両方に確認する。診療録の完全移行が難しい場合、移行前の診療録は一定期間は閲覧のみ可能な形で保存する運用設計が必要だ。

Step 4: 移行のタイミングを選ぶ

診療報酬改定直後の時期、繁忙期、スタッフ入れ替わりのタイミングは避ける。移行は土日を使った段階移行か、半日だけ休診にして移行するケースが多い。

Step 5: スタッフの再教育計画を立てる

新システムへの習熟にかかる時間をスタッフの負担として見積もる。2〜4週間の慣れるまでの期間に患者数を抑える診療スケジュール調整も視野に入れる。

まとめ

「最初に選んだシステムをずっと使い続けなければならない」という思い込みが、不満を抱えたまま過ごす期間を長くしている。電子カルテは乗り換えコストがかかるが、「我慢のコスト」も同様に積み上がっている。

Mac・Windows・iPadで自由に操作、マニュア ルいらずで最短クリック数で診療効率アップ

オンライン診療機能を搭載 したクラウド型電子カルテ 「CLIUS」

特徴

１．使いやすさを追求したUI・UX ・ゲーム事業で培って来た視認性・操作性を追求したシンプルな画面設計 ・必要な情報のみ瞬時に呼び出すことが出来るため、診療中のストレスを軽減 ２．診療中の工数削減 ・AIによる自動学習機能、セット作成機能、クイック登録機能等 ・カルテ入力時間の大幅削減による患者様と向き合う時間を増加 ３．予約機能・グループ医院管理機能による経営サポート ・電子カルテ内の予約システムとの連動、グループ医院管理機能を活用することにより経営サポート実現 ・さらにオンライン診療の搭載による効率的・効果的な診療体制実現

対象規模

無床クリニック向け 在宅向け

オプション機能

オンライン診療 予約システム モバイル端末 タブレット対応 WEB予約

提供形態

サービス クラウド SaaS 分離型

診療科目

内科、精神科、神経科、神経内科、呼吸器科、消化器科、、循環器科、小児科、外科、整形外科、形成外科、美容外科、脳神経外科、呼吸器外科、心臓血管科、小児外科、皮膚泌尿器科、皮膚科、泌尿器科、性病科、肛門科、産婦人科、産科、婦人科、眼科、耳鼻咽喉科、気管食道科、放射線科、麻酔科、心療内科、アレルギー科、リウマチ科、リハビリテーション科、、、、

詳細を見る