分院を出したとき、多くのクリニックグループが直面する問題がある。

「本院と分院で電子カルテのベンダーが違う」「患者が本院と分院を行き来するのに、カルテが連携していない」「月次の集計が手作業で時間がかかる」——こうした声は、多拠点展開の現場で繰り返し聞かれる。

単一クリニックでは見えなかった「電子カルテの設計課題」は、拠点が増えたときに一気に顕在化する。本記事では、複数拠点を持つクリニックグループが電子カルテを一元管理するための設計思想・ベンダー選定・運用上の落とし穴を整理する。

なぜ多拠点クリニックで電子カルテ管理が複雑になるのか

3つの構造的な問題

① 患者情報の「孤立」

患者が本院で受診し、分院でも受診する場合、両院の電子カルテが連携していないと医師は相手側の診療履歴を参照できない。重複処方・投薬ミス・検査の二重実施といった医療安全上のリスクが生じやすい。

② 経営データの「分散」

拠点ごとに電子カルテが独立していると、レセプト・収益・稼働状況の集計を別々のシステムから手作業で引っ張ることになる。月次の経営報告に数日かかるグループも珍しくない。

③ スタッフ管理の「属人化」

拠点を掛け持ちするスタッフが別システムのIDを複数持ち、ログイン管理・権限設定が複雑になる。アカウントの棚卸しが不十分な場合は情報漏洩リスクにもつながる。

一元管理の設計パターン：3つのアーキテクチャ

パターンA：グループ共通のクラウド電子カルテを導入

最もシンプルで推奨されるアプローチだ。全拠点が同一ベンダーのクラウド型電子カルテを使い、グループ単位で契約する。

分院展開を計画している段階でこのパターンを選んでおくと、後の移行コストが最小化される。

パターンB：本院システムを分院にも展開（サテライト方式）

既存の本院電子カルテを分院でも使用する形態。オンプレミス型の場合はVPN接続で分院端末をつなぎ、クラウド型の場合はアカウントを追加するだけで対応できることもある。

本院システムが標準型電子カルテ（HL7 FHIR対応）であれば、このパターンでも2027年以降の制度対応は問題ない。

パターンC：拠点別に異なるシステムを連携（中間DBを挟む方式）

既に異なる電子カルテを導入している拠点を統合する際に使われる。中間データベース（EDCやデータ統合基盤）を置き、各システムのデータを集約する。

このパターンは「移行の時間稼ぎ」として機能するが、長期的にはパターンAへの移行を前提に設計することが望ましい。

患者情報の共有設計：何を、どこまで共有するか

患者情報をグループ全体で共有することには医療安全上の利点がある一方、プライバシー保護・医療法・個人情報保護法に基づいた設計が必要だ。

共有情報の設計例

同意取得の運用ルール

患者情報のグループ内共有については、以下の2段構えで対応するのが実務的だ。

公表（掲示）による対応

通常の診療情報の共有については、院内掲示やウェブサイト上のプライバシーポリシーに「グループ内拠点で共同利用する」旨を明記することで、法的な要件（個人情報保護法の共同利用）を満たせるケースが多い。

明示的な同意（署名）

特に機微な情報（自由診療のカウンセリング内容や、精神科の診療録など）を共有する場合、またはマーケティング目的で情報を利用する場合は、初診時の問診票にチェック欄を設けるなどの対応が望ましい。

どの範囲までを「掲示」で済ませ、どこから「署名」をもらうかを法務担当や顧問弁護士と事前に整理しておくことが、現場のオペレーション負荷を軽減する鍵となる。

経営データの一元管理：月次報告を自動化する

拠点別KPIの設定と集計

グループ経営において可視化したい主要KPIは以下だ。

グループ共通の電子カルテを使っていれば、これらを月1回のレポート出力で自動取得できる。拠点ごとにシステムが分かれている場合は、上記集計を手動で行う時間が毎月数時間以上発生する。

財務データとの連携

電子カルテ・レセコンのデータを会計ソフト（弥生・freee等）と連携させることで、売上・原価・人件費を拠点ごとに管理できる環境を作れる。グループ全体のP&Lを月次で把握できる体制は、拠点拡大の意思決定スピードを大きく変える。

運用の要：診療マスタの一元管理

システムを統合しても、各拠点が自由に「セット処方」や「検査項目」を登録・編集できる状態では、データの集計が困難になる。

マスタ管理者の選定

グループ全体で共通して使用する「セット名称」や「略称」を管理する担当（または委員会）を置くこと。

ローカルルールの制限

拠点独自のセット作成は最小限に留め、基本は本部が作成した共通マスタを使用する運用ルールを徹底する。

これにより、医師やスタッフが拠点を移動した際も、操作に迷うことなく即戦力として動ける環境が整う。

スタッフ管理の設計：権限設計と掛け持ち対応

権限設計の基本

複数拠点のスタッフが同一システムを使う場合、以下の権限設計が必要だ。

スタッフが拠点を掛け持ちする場合、1つのアカウントで複数拠点に切り替え可能な設計を選ぶこと。拠点ごとに別アカウントを持たせる設計は、ログイン管理が煩雑になり、退職時のアカウント削除漏れリスクが高まる。

落とし穴：多拠点展開で見落としがちな7つの問題

① 分院開業後に「後からシステムを合わせる」のは想定より難しい

分院開業時にコスト重視で別ベンダーを選ぶと、データ統合の工数が後から発生する。開業前の段階でグループ全体のシステム設計を決めておくことが最善だ。

② 同一患者が両院にそれぞれ「新規患者」として登録される

システムが連携していない場合、患者が分院を初めて受診したとき、本院の患者IDと紐付かずに重複登録されることがある。後から名寄せ作業が必要になり、データの整合性が崩れる。

③ クラウド電子カルテの回線障害が全拠点に影響する

共通システムの場合、ベンダーのサーバ障害やインターネット回線の問題が全拠点の診療に影響する。オフライン時の対応手順（最低限の紙運用ルール）を定めておくことが必要だ。

④ 拠点ごとに電子カルテのカスタム設定が乖離していく

共通システムを使っていても、拠点ごとにテンプレートや処方セットを独自にカスタマイズし続けると、運用ルールが分散してしまう。グループ共通のマスタ管理者を決めて、定期的に設定を統一するルールが必要だ。

⑤ データ保管場所とセキュリティポリシーが不統一になる

クラウド電子カルテは基本的にベンダーのデータセンターに保管されるが、バックアップの頻度・保存期間・アクセスログの取得方法がベンダーごとに異なる。グループ全体のセキュリティポリシーを統一し、ベンダーとの契約書に盛り込むこと。

⑥ 拠点閉鎖時のデータ移管が困難になる

拠点を閉鎖した場合、患者データをどこへ移管するかを事前に設計しておく必要がある。電子カルテのベンダーによっては、閉鎖拠点のデータを他拠点に移管する際に別途費用・対応が発生する。

⑦ レセプト審査の拠点別差異を見逃す

拠点によって審査支払機関（社保・国保）の返戻率が異なることがある。グループ全体のレセプト集計を月次でモニタリングする仕組みがないと、特定拠点の問題を見逃し続けることになる。

ベンダー選定：多拠点対応の確認ポイント

多拠点クリニックがベンダーを選ぶ際は、以下の点を必ず確認すること。

特に「患者情報のグループ共有機能」は、製品によって仕様が大きく異なる。デモ時に必ず実際のシナリオ（患者が本院→分院を受診するフロー）を再現してもらうこと。

まとめ：多拠点設計は「一番最初」に決める

分院展開を考えている段階、または1院目の開業前から、電子カルテのグループ設計を先に決めておくことが最大の失敗回避策だ。

「後でつなげばいい」という発想は、現実には想定以上のコスト・工数・データ品質の問題を生む。一方で、最初から共通システムで設計しておけば、2院目・3院目の拡張コストは大幅に下がる。

多拠点展開を検討しているクリニックグループは、まず現在の電子カルテベンダーに「多拠点対応の仕様と事例」を問い合わせることから始めてほしい。

Mac・Windows・iPadで自由に操作、マニュア ルいらずで最短クリック数で診療効率アップ

オンライン診療機能を搭載 したクラウド型電子カルテ 「CLIUS」

特徴

１．使いやすさを追求したUI・UX ・ゲーム事業で培って来た視認性・操作性を追求したシンプルな画面設計 ・必要な情報のみ瞬時に呼び出すことが出来るため、診療中のストレスを軽減 ２．診療中の工数削減 ・AIによる自動学習機能、セット作成機能、クイック登録機能等 ・カルテ入力時間の大幅削減による患者様と向き合う時間を増加 ３．予約機能・グループ医院管理機能による経営サポート ・電子カルテ内の予約システムとの連動、グループ医院管理機能を活用することにより経営サポート実現 ・さらにオンライン診療の搭載による効率的・効果的な診療体制実現

対象規模

無床クリニック向け 在宅向け

オプション機能

オンライン診療 予約システム モバイル端末 タブレット対応 WEB予約

提供形態

サービス クラウド SaaS 分離型

診療科目

内科、精神科、神経科、神経内科、呼吸器科、消化器科、、循環器科、小児科、外科、整形外科、形成外科、美容外科、脳神経外科、呼吸器外科、心臓血管科、小児外科、皮膚泌尿器科、皮膚科、泌尿器科、性病科、肛門科、産婦人科、産科、婦人科、眼科、耳鼻咽喉科、気管食道科、放射線科、麻酔科、心療内科、アレルギー科、リウマチ科、リハビリテーション科、、、、

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