オンラインで診療予約ができるシステムは、もはやクリニックにとって必要不可欠なもの。このシステムを導入しているか否かで患者さんの数が左右される、と言っても過言ではないでしょう。

では、実際に導入した場合の費用や、実際に導入するまでのプロセスはどのようになっているのでしょうか？

今回は「診療予約システム」について、費用や導入のプロセスに併せて、種類や導入するメリットもご紹介していきます。

現在、導入を検討されているのであれば、ぜひご参考にしてみてください。

　

改めて「診療予約システム」とは？

「診療予約システム」とは、スマホやパソコンから、オンライン上で診察予約が行えるシステムを指します。

これまで予約といえば、レストランやホテルの予約が一般的でしたが、このコロナ禍をきっかけとして「クリニックも予約が常識」という方向へ動いているようです。

　

診察予約システムの4つのタイプ

診察予約システムには、大きく分けて4つのタイプがあります。

予約特化型

診察予約を受け付けることに特化しているシステムです。

患者がスマホやPC、タブレットから予約できる「インターネット予約」、自動音声の案内に従ってプッシュボタンを押して予約する「自動音声電話予約」、待合室や受付カウンターに設置したパネルを使って患者自身が予約する「タッチパネル予約」などの予約方法を導入することになります。

予約の電話対応にかかる時間を省きたいクリニックに向いています。

アプリ対応型

患者がスマホやPC、タブレットにインストールしたアプリから予約できるシステムです。アプリには、予約システムのほかにチャット機能やオンライン診療機能なども搭載できるため、地域の患者のかかりつけ医を目指したいクリニックなどに向いています。

また、アプリを通して最新情報の配信もできるので、花粉症やインフルエンザのシーズンをはじめとする稼ぎ時にも活用できます。

LINE対応型

LINE対応型なら、専用のアプリをインストールする必要がありません。患者にクリニックのLINE公式アカウントを友だち追加してもらえば、患者はLINEのメニューから予約できます。

予約の確認やキャンセルもすべてLINEアプリから行えるほか、診療日が近づいた患者に、クリニックからリマインドを送ることもできます。

また、チャットボットが患者の相談に24時間対応してくれるため、患者にとっても、わからないことをその場で解決できて便利。日ごろから使い慣れているLINEアプリであれば、患者に気楽に使ってもらえるのが大きなメリットです。

受付対応業務の効率化型

退院から診察、会計までの一連の業務の効率化も実現できるシステムです。予約時に患者は問診票を入力するため、受付後、スムーズに診察に移れます。

また、受付票あるいはQRコードなどで自動精算できる機能や統計分析機能も活用すれば、業務の効率化がさらにUP！

クリニックのDXを推進したいと考えているクリニックにはぴったりといえます。

　

診療予約システム導入のメリット

コロナ禍を機に需要の高まりを見せる診療予約システム。導入することによって、クリニックや患者さんにはどんなメリットをもたらすのでしょうか？　いくつか例を挙げてご紹介していきます。

待ち時間の削減

診療予約システムを導入することの一番のメリットはやはり「診察開始時間が把握できること」です。

待合室でいつ順番が来るのか不安に思いながら待つのは、患者さんに大きなストレスを与えてしまいます。

一方、診療予約システムの多くは、自分の順番や現在の順番待ち人数が把握できるようになっているので、この情報を目安に来院してもらえます。

順番が近づくとお知らせメールを送る機能もあるため、患者さんはそれを見て予定を調整することもできます。結果として、待ち時間の削減につながるのですね。

予約管理が楽になる

また、診療予約システムを設けることで飛び込みでの診療が減り、受付管理が効率的に行えるようになるのもメリットの1つです。

電話で「今どれくらい待っていますか？」という問い合わせを受けることもあるものですが、待ち人数はWebで確認できるため、こうした電話対応の頻度が減り、受付業務に集中できるようになります。

また、院内で待つ時間が減るため、自然と院内混雑の解消につながります。

長い待ち時間と混雑は患者さんの大きなストレスですが、予約システムをうまく利用すれば、このストレスを取り除けます。

これはクリニックにとっても大きなメリットです。

再来院患者さんの増加、新規患者さんの獲得が期待できる

診療予約システムによってはコミュニケーションツールの一種として使えるため、たとえば、患者さんの予約画面にクリニックからのお知らせを掲示できるシステムでは「インフルエンザシーズンなのでワクチン接種を……」といった情報を発信できます。

また、一度予約を入れて来院した患者さんは、「そんなに待たされなかったからこれからも利用したい」と通院への心理的なハードルもぐっと下がるでしょう。

また、最近はネット検索でクリニックを探す人が多いですが、検索時に予約ページに辿り着けば、「検索⇒発見⇒予約」まで数分以内に終わるため、「スムーズに予約できて便利だ」と思ってもらえるでしょう。

このように「診療予約システム」は再来院患者さんの増加、新規患者さんの獲得にも功を奏し、実際以下のような声が上がっています。

混み具合が平均化することも

これは患者さんが自分で混み具合を最適化するためだと考えられます。

つまり、予約を入れようとしてスケジュールを見て、「○月△日はこんなに混んでるからやめて、別の日にしよう」といった具合に、医師・クリニック側でコントロールしなくても患者さんが自分で混み具合を分散するのです。

ほかにも、「この日はすごく混んで忙しいから、診療時間最後の1時間はダミーの予約で埋めておこう……」といった設定をクリニック側で行っておけば、そこには患者さんが予約を入れることはできません。

そうすることで、医師・クリニック側でも忙しさの管理が可能になるのです。

　

診療予約システムを機能別に比較

様々なメリットのある「予約システム」ですが、その機能ごとに向いている科があったり、おすすめのポイントが異なってきたりするものです。

そこでこの項では、いくつかのポイントに分けて、その特徴を比べていきたいと思います。

まずは「予約の仕方」について、大きく2つに分けてご紹介していきます。

予約制の違い「順番制」「時間制」

診療予約システムには大きく分けて「順番制」「時間制」の2つがあります。

「順番制」は、早い者順に予約を受け付けるもの。「時間制」は、「○月△日の□時○分に予約」といった形で、日時指定の予約を行うシステムです。

「順番制」「時間制」それぞれの診療システムには、各々の特性を活かし、向いている診療科目があります。

まず「順番制」の予約管理システムですが、こちらは診察時間が短い診療科目に向いています。

患者さん1人あたりの診察時間が短いクリニックの場合、日時指定を行うと、予約した時間より早く診療が終わった場合、残り時間を持て余すことになるでしょう。

もし仮に予定の診療時間を過ぎてしまった場合には、次の予約の方の診療も必然的に遅れてしまい、結果としてあまり良い印象を持たれないことも考えられます。

そのため、日時指定制よりも順番制の予約システムを採用したほうが診療もスムーズに進むのではないでしょうか。

反対に、診療時間が長くなる傾向にある診療科目については、診療時間を正確に予測することが難しい場合も少なくないはず。

そこで「時間制」の予約システムを採用しておく（たとえば「1時間に3人の予約まで」などある程度アバウトな設定）と、ある程度時間に幅を持たせられるため、患者さんの印象を悪くすることもなく、クリニックとしても余裕を持った診療が行えるようになるのではないでしょうか。

システム構成による違い

「予約／予約管理」システムの本体はクラウドサーバー上にあり、クリニックのパソコンでそこに接続して予約管理を行います。

ただし、どのようなシステム構成で「予約／予約管理」を実現するのかによって違いがあります。大きく分けると以下の2つが代表的なものです。

予約システム専用機をクリニックに導入するもの（ネット環境必須）

クリニックにはネットに接続できるパソコンがあればいいもの

1では「予約・予約管理」システムを動かす専用機器とモニターが1セットになっています。

タッチパネル式モニターを使用することができるシステムもあります。

このようなシステムではモニター上のボタンを押して操作でき、分かりやすく利便性も高いです。

2のタイプは、ネット接続できるパソコンがあれば「予約／予約管理」が実現できるシステム。

最近では2のタイプが主流で、ほとんどを占めています。

1でも2でも、患者さん側はスマホ、タブレット、パソコンから予約システムに接続し、予約を入れます。

ただ、2の場合には、患者さんのスマホに専用のアプリをダウンロードし、これを使って予約するというものや、スマホについているブラウザーでできるものがあります。

電子カルテ・レセコンとの連携の可否

機能的な比較検討ポイントとしては、クリニックで使っている「電子カルテ」や「レセコン」と連携できるかどうかも重要になってくるでしょう。

連携が可能であれば、患者さんから予約が入った際に、電子カルテあるいはレセコンで、その患者さんが前回来院した日や、診療内容をふり返ることも容易になります。

ただ、連携できる場合でも、特別なつなぎ込みや、そのための費用が別途発生することがあります。

そのため、もし「電子カルテ」「レセコン」との連携が必須と考えるのであれば、スムーズな連携が可能かどうかもしっかりと確認しておきましょう。

　

おすすめ予約システムの比較表

続いては、各予約システムの特徴をもとに、どんなクリニックに向いているか比較していきます。

予約 システム	予約方式	特徴	向いている クリニック・ ニーズ	初期費用	月額 基本料
FAST LIST	順番待ち予約	・予約なし患者の 待ち時間も軽減する 「仮予約枠」機能 ・簡易問診機能 ・急患モード	急患が多い	無料	7,800円／ 1年を月額に換算 ※年契約制
診療予約 2022	順番待ち版／ 時間帯予約版の 2種類を用意。 もしくは 複合利用も可能	・利用開始から 60日間無料で 利用OK ・初期費用無料	予算を抑えたい	無料	15,000円
メディカル 革命	ーー	・web問診 ・オンライン診療 ・LINEでの予約 ・ワクチン管理機能 ・キャッシュレス決済	オンライン診療を 導入している もしくは導入予定	20万円	20,000円
STORES 予約	時間帯予約	・スタッフ指名予約 ・分析機能 ・Googleカレンダー連携 ・予約メモ	施術スタッフ 指名制の 美容クリニック	無料	22,980円
ヨヤクル	当日の順番予約、 日時指定予約、 時間帯予約、 順番・日時指定 混在予約	・家族予約 ・インフルエンザ予約 ・予約有線昨日 ・クリニックからの お知らせ通知 （個別痩身） ・診察前通知、 予約確認通知、 診療前通知、 予約確認通知	患者の予約キャンセル を減らしたい	16万円	9,000円
Clinics 予約	時間帯予約	・CLINICSカルテと 連携で使いやすさUP ・キャッシュレス機能 ・ファイル共有機能 ・予約枠の上限設定可能	CLINICSカルテを 導入している	要問合せ ※現状のカルテ 仕様によって 異なる	要問合せ ※現状のカルテ 仕様によって 異なる
Nest Core	時間帯予約	・混雑状況表示 ・24時間自動応対 電話で予約完了 ・患者との個別 チャット機能付き	患者からの 問い合わせに 丁寧に答えたい	25万円	24,800円
ドクター キューブ	時間予約、 順番予約、 時間枠予約	・1診-2診や、 複数科の対応も 追加費用必要なし ・メールでの 案内機能も充実	複数の診療科がある	要問合せ	要問合せ
Reserve Manager V4	時間予約、 時間帯予約、 順番予約	・次回予約 日時印字機能 ・クラウド連携 ・予約の際予約者から クリニックにコメント できる機能付き	患者との コミュニケーションを 大事にしたい	要問合せ	要問合せ
ドクターズ・ ファイル アポ レジタス	時間予約	・LINE連携で 最短15秒で予約可能 ・来院履歴が細く わかる患者管理機能付き ・直感的で使いやすい スケジュール台帳 ・オンライン決済可能	患者管理効率を 上げたい	要問合せ	要問合せ
kakari for Clinic	15分ごとに予約枠、 担当医を設定可能	・予約完了通知や、 予約前日に自動で リマインド通知機能 ・本人だけでなく、 家族の予約も可能	地域のかかりつけ クリニックを 目指したい	要問合せ	9,980円～ ※プランに よって異なる
3Bees	順番待ち、 予約時間 ※予約方式に よって価格が 異なる。	・診察券をかざすだけで 自動で受付可能 （オプション） ・自宅からオンラインで 24時間予約可能	患者にとっての 利便性を追求したい	53万 9,000円～ ※プランに よって異なる	13,200円～ ※プランに よって異なる
QuiQ	順番待ち、 時間予約	・表示板で患者の 呼び込み可能 ・自動精算機能や 統計分析、 インフルエンザ／ 新型コロナ 予防接種予約など オプションあり	予約機能以外の 機能も活用したい	要問合せ	7,000円～
キュア スマイル	時間制／ 時間体制、 当日順番性、 時間制＋ 順番制、 予約なし （順番案内のみ）	・LINE、 インターネット、 自動音声電話で 24時間自動受付管理	LINEでの 予約ニーズに 対応したい	11万円	13,200円～ ※プランに よって異なる
iTICKET Smart Could	順番予約、 時間帯予約など	・クラウド型で 院内サーバー不要 ・待合室向け デジタルサイネージを 無料で利用可能	患者満足度を 向上させたい	要問合せ	要問合せ
Emidel	時間予約、 順番予約	・初期費用0円 ・1か月目は 月額利用料無料。 2か月目以降は 月5,500円	コストを抑えたい	無料	開始月は 1か月無料、 2か月目以降 5,500円
Check on	順番待ち、 時間指定、 もしくは混在	・PC、スマホ、 電話音声予約、 タッチパネル、 ガラケーなど さまざまな方法で 予約可能 ・予防接種機能あり	高齢患者が多い	要問合せ	要問合せ

リーズナブルなタイプは別料金でオプションが追加できますが、あれこれ追加していると月に4～5万と高額になる場合もあります。

必要な機能をあらかじめリストアップしておけば、求める機能と料金が合致するポイントが探しやすいでしょう。

また、後で「こんなはずじゃなかった」という事態も避けられます。

とくに、「予約受付人数の上限」や「お知らせメールの送信機能」といった重要な機能がオプションになっているサービスも多いため、慎重に選ぶことをお勧めします。

「多少遠くてもWebで待ち人数を確認できるクリニックの方を重視する」という人もいるなど、もはやオンラインでの予約システムは必須。

しかし、今回紹介したように、予約システムによって、料金や特徴はかなり異なります。

クリニックを開業する際は、しっかりと吟味して導入するように心掛けましょう。

　

歯科向け予約システムも種類が増えつつある

また、最近では、歯科向けの予約システムも種類が増えつつあります。基本的な使い方や導入のメリットなどは、歯科以外の診療科向けの予約システムと同様ですが、自院にとってより使いやすいシステムを選びたいなら、診療科を絞って開発されたものを選ぶのが賢明かもしれません。代表的な歯科向け予約システムとしては、以下のようなラインナップがあります。

全国導入実績2,000件以上のクラウド型歯科予約システム「denta map plus」

患者のモチベ―ションがもっとも高いチェアサイドでの予約に対応。予約事前確認メール、定期検診自動リコールメール、メール連絡機能などの「自動メール機能」のほか、キャンセルリスト、リコール対象者リスト、次回予約日未定患者リストなどの「リスト管理機能」も充実しています。さらに、予約解析機能、オリジナルHP作成機能、レセコン自動連動機能なども完備。

参照：denta map plus（デンタマッププラス）

予約管理も経営支援も目的とした「DentNet」

増患、定期来院の仕組みづくり、受付効率化などさまざまな観点から歯科をサポート。レセコン連携、24時間web予約、受電時に患者情報を表示するCTIなどの機能も搭載 しています。

参照：DentNet（デントネット）

予約から診療、会計まで一元管理可能なクラウド型システム「Apotool & Box」

「診察券アプリ」や「Web予約」を利用して、患者自ら診察の予約ができる「Apotol&Box」の最大の特徴は、予約から診察後のフォローまで一元管理できること。レントゲン画像や歯周検査の結果、サブカルテの内容を予約情報と紐づけて管理することもできますし、診察後の会計で患者を待たせることなく、後からクレジット決済で支払ってもらうことも可能。さらに、「診察券アプリ」やSMSを通じて、診察後の患者にメッセージを送ってフォローすることもできます。

参照：Apotool & Box（アポツール アンド ボックス）

リアルタイムで情報共有、キャンセル削減、患者のフォローアップ、業務効率化を実現する「ApoDent」

アポイント状況やキャンセル待ち状況などの情報を「リアルタイムに共有」、予約リマインドの徹底で「キャンセル削減」、キャンセル患者のフォローや中断患者・定期健診患者検索機能での「増患・患者のフォローアップ」、診察券アプリの搭載などで「業務効率UP」の4つを実現してくれるクラウド型予約システムです。

参照：ApoDent（アポデント） 　

トラブルに強いハイブリッド予約システム「デンタルアクセス」

オンプレミスとクラウドの利点を融合させたハイブリッドシステムの予約システムだから、インターネット障害時にも予約業務に支障が起きる心配なし 。LINE、SMS、スマホアプリ（プッシュ通知）、自動電話連絡、メールの多彩な予約事前連絡機能によって、99.9％の患者カバー率を実現しているため、無断キャンセル対策が万全です。

参照：デンタルアクセス

LINE公式アカウントと連携しているクラウドサービス「クリニッククラウドGR」

業界初の予約完全自動化システム（LINEのチャットボット）を搭載。予約にかかるスタッフの業務負担を大幅に軽減してくれます。また、予約率、キャンセル率、稼働率、リコール率などを分析しやすい形で表示してくれるのも大きな魅了です。

参照：クリニッククラウドGR

業務効率化と患者数UPに貢献する「ジニー」

定期検診・メンテナンス管理を通じた「予防歯科促進」、中断・離脱対策、リコール改善などによる「経営基盤の安定化の実現」、医院の経営改善やスタッフの成長に役立つ「データ活用」など、さまざまな観点から業務効率化および増患に寄与してくれるシステムです。

参照：ジニー

まとめ

「診療予約システム」を選ぶ際に考えたいポイントは上記のようになりますが、「診療予約システム」は本当に多種多様。

一番のポイントは、クリニックの方針や院長の意思を実現できるのか、自分のクリニックのワークフローにハマるのかです。

しかし、残念ながらこればかりは実際にそのシステムを操作してみて確認するしかありません。

ですので、自分のクリニックで導入したい「診療予約システム」があったら、まずベンダーに連絡を取って、実際に触ってみることをお薦めします。

その際には、できること・できないことを十分に聞き、その上で自分のクリニックに適したものなのかどうかを判断してください。