クリニックのスタッフ募集に対してたくさん応募があるのはいいことですが、あまりにも数が多かった場合、全員と面接する時間をとるのは難しいこともあるかもしれません。

そう考えると、応募書類である程度絞ることが必要ですが、応募書類を通してどのようなことを見極めたらよいのでしょうか？　詳しく解説していきます。

応募書類のチェックポイント

最初に、本題となる、送られてきた応募書類のチェックポイントからみていきます。

ルールやマナーを守っているかどうか

まず大切なのが、「ルールやマナーを守っているかどうか」です。

履歴書の記載には一定のルールがあります。たとえば、「最終学歴だけでなく、高校なども記しているか」「写真は貼っているかどうか」などをチェックして、守れていない場合は、一緒に仕事をするうえでもルールに対してルーズである可能性が考えられます。

クリニックが提示した条件を守れているかも要チェック

また、クリニック側が応募要項で履歴書以外の書類添付も指定している場合、必要な書類がすべてそろっているかどうかなどもチェックポイントです。

必要書類がそろっていないなど、ルールを守れていない場合、「ルーズである」ということ以外のマイナスポイント…たとえば「自信過剰である」なども考えられます。

「私の経歴を見たら、書類がひとつ欠けていても必ず面接に呼ぶだろう」と考えて手を抜く人も一定数存在します。こうしたタイプは、基本的にはチームプレイには向いていません。

反対に、経歴は華やかではないものの、自己紹介文などから謙虚さが感じられる場合は、クリニックの雰囲気をよくしてくれる人材である可能性が高いといえます。

送付方法のルールやマナーもチェックポイント

また、送付方法に関するルールやマナーも大切なチェックポイントです。

たとえば、「応募はメールで」と指定しているにも関わらず郵送で応募してきた場合、そもそもパソコンを使いこなせない可能性もあります。その場合、電子カルテの操作に問題がある可能性も視野に入れたほうがいいでしょう。また、メールで応募を受け付ける場合、メール本文の書き方からも、マナーがある人かどうかを見極められます。

「〇〇クリニック様」「採用後担当者様」などがなく、いきなり「応募します」のみである場合などは論外。さらに、送付の締切を守っているかどうかも大切なチェックポイントです。

志望動機

手書きではなくパソコンで履歴書や職務経歴書を用意している人は、基本的に応募書類を上書きしています。

住所や学歴、職務経歴などは不動であるため、上書きでもまったく問題はありませんが、志望動機も前回応募時のものである場合は問題です。

たとえば、「御社の経営方針における○○という箇所に共感を覚えました」といった内容があったとして、それが自院のものでなければ、自院で働きたい思いが強いのではなく、どこでもいいから働きたいと「数うちゃ当たる」方式で履歴書を量産していて、内容をよく確認してもいないと考えられます。

履歴書記入日とクリニックが履歴書を受け取った日が開きすぎている場合も、同じ理由である可能性があります。

職歴、これまでの職場での勤続年数

よく言われることですが、短いスパンで転職を繰り返している人は、採用してもすぐに辞めてしまう可能性が高いといえます。

ただし、必ずしもスタッフ側に問題があるわけではなく、家族の転勤について回っている可能性や、ブラックな職場が続いてしまったという可能性もゼロとはいえないので、「給料未払いにより」「クリニック倒産により」「家族の転勤により」などの事情が明記されていた場合は、その点を考慮しましょう。

また、家族の転勤が理由で転職を重ねているケースで、スキルや人柄にはいい印象を抱いた場合は、「再び転勤についていく可能性があるなら、アルバイトやパートという働き方はどうでしょう？」などクリニック側から提案することを視野に入れて面接にきてもらってもいいかもしれません。

書類選考時の注意点は？

続いては書類選考時の注意点です。

〆切よりだいぶ早く応募があった場合はいつ返事をすればいい？

〆切よりかなり早い段階で応募があったとして、その応募者の応募書類に惹かれる点があるなら、〆切を待たずして面接の連絡を入れることがおすすめです。

なぜなら、求職者側は複数のクリニックに応募している可能性があるので、待たせている間に他のクリニックにとられてしまう場合があります。そのため、本当に魅力的な人材であれば、すぐにでも面接することが望ましいといえます。

不合格者にはいつまでに返事をすればいい？

書類選考の結果は、書類確認後、10日～2週間程度で応募者に伝えるのが一般的です。ただし、応募者が多い場合、全員に連絡を入れるのに時間がかかることがあるかもしれません。

また、そもそも不合格者に連絡をしないところもあります。不合格者にも連絡をしなくてはいけないという決まりはないので、しないことに問題があるわけではないのですが、いつまで待っても連絡がもらえないことで気になった応募者から問い合わせがあることがあるので、一報を入れておいたほうがいいでしょう。

また、不合格であるにしても、連絡をもらえなかった場合、クリニックに対してよくない印象を抱く応募者は多いでしょう。クリニックにネガティブな印象を抱いた応募者が、ネット上に悪い口コミを書くかもしれない可能性を考えると、不合格者に対しても丁寧な連絡を入れておくに越したことはないといえるでしょう。

開業前で応募書類を郵便で受け取れない場合はどうしたらいい？

クリニックがまだ完成しておらず、郵便物を受け取れない場合は、メールもしくはホームページ上のフォームなどから応募を受け付けるのが一番です。既に開業しているクリニックが離職した人員の補てんのために募集をかける場合も、最近ではweb上でやりとりするケースのほうが多いでしょう。

また、開業前で建物どころかホームページもできていない段階であれば、応募受付用にメールアドレスを用意する必要があります。

その場合、普段プライベートで使っているアドレスを公開することはあまりおすすめできません。トラブルがあったときにはアドレスごと削除しても問題がないよう、gmailで新しいアドレスを作るのが一番です。

また、クリニック完成前に面接まで済ませてしまいたい場合、応募者と直接やりとりして近隣のカフェなどに足を運んでもらうという手もありますが、求人やホームページ制作のために広告会社や代理店にお世話になっている場合は、履歴書の取りまとめから問い合わせ対応、面接場所の確保まで一括して請け負ってもらうのも一手です。

実際にそうした業務を請け負っている業者も多いので、まずは相談してみましょう。

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書類選考で絞ると後悔しそうな場合は全員に面接実施ももちろんOK！

手間や時間を考えると、書類選考である程度絞ったほうがいいとはいえ、書類で相手を見極める自信がない場合はもちろん、全員を面接に呼んでも問題ありません。

全員と会った結果、やっぱり書類の印象通りだったということもあれば、書類では見抜けなかった人柄のよさが伝わってきて、落としかけた人が採用に至るというケースもあるでしょう。

同業の先生に意見を聞くなどして、自院にとってベストな方法で乗り切ってくださいね！