紙カルテを長く使ってきた医療機関にとって、電子カルテへの切り替えは大きなストレスとなり得ます。まず、使い方を覚えて、スムーズに使えるようになるのに時間がかかるうえ、なんとか使えるようになってきたのに、「かえって業務効率が落ちた」などデメリットしか感じられない場合も多いかもしれません。そこで今回は、電子カルテを導入したのに効果が感じられないのはなぜなのかを検証するとともに、使い勝手のよさが劇的にUPする方法を解説していきます。

導入したのに残業が増えた？　電子カルテが「効果ない」根本原因

まずは、電子カルテを導入したのに業務効率が落ちた原因を特定していきましょう。電子カルテを導入した結果、業務効率が落ちる主な原因は次の3つです。

それぞれ詳しくみていきましょう。

自院の診療スタイルや規模に合っていないシステムを選んでいる（ミスマッチ）

電子カルテが使いにくいと感じる根本的な原因として意外と多いのが、そもそも「自院の診療科や業務フローに合っていないシステムを導入してしまった」というケースです。

たとえば、画像所見が多い眼科や耳鼻咽喉科で、画像描画機能が弱い内科向けの電子カルテを導入してしまったり、無床クリニックなのに病棟管理機能が複雑な病院向けのシステムを選んでしまったりすると、どれだけ現場が運用を工夫しても「使いにくい」「入力項目が無駄に多い」という状態から抜け出せません。

電子カルテにはそれぞれ得意・不得意や、ターゲットとする施設規模があります。「有名なメーカーだから」「営業マンに勧められたから」という理由だけで選定してしまうと、導入後に大きなミスマッチを引き起こす原因となります。

「紙のルール」を電子カルテにそのまま“写しただけ”になっている

紙カルテから電子カルテに乗り換えた場合、もっともやりがちな失敗が、「紙のやり方をそのまま電子カルテでやってしまう」ということです。これは、「Paperization（紙のデジタル化）の失敗」といわれるものです。

電子カルテは本来、入力の省力化、情報共有の高速化、データの再利用などができる便利な仕組みですが、紙のルールをそのまま再現すると、「電子なのに紙より面倒」という状態に陥ってしまいます。

“紙のルールをそのまま写した”よくあるパターンは次の通りです。

自由記載文化の持ち込み

紙と同じく、すべて文章入力方式にしてしまうパターンです。
（例）

結果、タイピング地獄となるだけでなく、内容にばらつきが出てしまいます。

二重管理の発生

「電子カルテに入力⇒紙メモ・紙での申し送り」という業務の進め方を採用した場合、単純に業務量が2倍になります。しかも、メモと照らし合わせながら電子カルテを確認する必要が生じるため、非常に手間がかかります。

ハンコ文化の再現

承認フローを無駄に複雑化させて、確認ボタンを何回も押さなければならないような進行にしてしまうと、紙よりも承認プロセスが遅くなります。

「紙と同じ見た目」にこだわる

帳票レイアウトを完全に再現したり、入力内容より見た目を重視したりすると、入力操作が非効率的になります。

チェックシートをそのまま移植

紙のチェックシートをそのまま移植すると、「全項目入力しないと保存できない」「不要な項目も毎回クリックしなければならない」などの不都合が生じます。その結果、1記録に数分かかっていたところ、数十分にまで増幅してしまう可能性があります。

ITリテラシーが低く、「紙のほうが便利」という意識が抜けない

ITリテラシーが低く、「紙のほうが便利」「紙のほうが早い」と思い込んでいる人は、システムに不信感を抱きがちです。「使いこなせるようになったら圧倒的に業務効率が上がる」という理解が足りないと、使い方の習得にも時間がかかり、操作が遅いままで、余計に時間がかかってしまいます。

そのため、本来なら、クリニック側で電子カルテの使い方マスターの時間を設け、教育を徹底することが不可欠ですが、院長自身が電子カルテに対して抵抗感や心理的ストレスを感じていると、スタッフ教育も進みづらいでしょう。

現場の不満を解消して、電子カルテを「使いこなす」ための3つの実践メソッド

続いては、スタッフが電子カルテを使いこなせるようになるために実践したい、3つのメソッドを解説していきます。

なお、3つのメソッドは「メソッド1 → メソッド2 → メソッド3」の順番でおこなうことが鉄則です。順番を間違えると失敗に終わるだけでなく、余計な作業が生じてしまいます。なぜかというと、このあと詳しく解説していきますが、まず、メソッド1で、業務の「無駄」を徹底的に排除するためです。

それでは、それぞれのメソッドについて詳しく解説していきます。

メソッド1：業務プロセスの抜本的見直し（BPR）と標準化

第一に、紙カルテと電子カルテは運用方法が異なるということを理解して、業務プロセスを白紙に戻して、根本から再構築することが大切です。

なお、業務プロセス全体を見直して再構築する手法のことを、「BPR（Business Process Reengineering）」といいます。

BPRは次の4つのステップで進めていきます。

看護記録・指示受け・申し送りを時系列で洗い出して、「誰が・いつ・どこで・何分」を可視化させます。

やりかたとしては、たとえば、1週間だけタイムスタディを実施するなどすると、看護記録に1日合計何分かかっているかなどが可視化されます。

各作業を次の3つにわけます。

この際、「昔からやっているから」は理由にはなりません。業務上必要であるのかをきちんと見分けることが大切です。

電子カルテでの理想の業務の進め方を考えていきます。

などをおこないます。

テンプレ・用語・略語を統一させて、「例外を減らす」設計を徹底します。
これによって、属人化を排除します。

成功のポイント

このメソッドを成功させるためには、まず1病棟で試してから全体に展開するなどの工程を踏むことが大切です。また、IT部門主導にすることなく、主任クラスの現場リーダーを巻き込みます。IT部門主導にしてしまうと、実際の現場での運用と整合性がとれなくなることが考えられます。

測定すべきKPI

看護記録の時間や残業時間を、どれだけ減らせたのかを測定することが大切です。看護記録は30～50％削減できていることが理想です。

メソッド2：iPad・モバイル活用で「ベッドサイド入力」を実現

続いて実践すべきメソッドは「ベッドサイド入力」です。ベッドサイド入力とは、言葉の通り、患者のベッドのそばでカルテを記入することです。後から思い出して書くのではなく、その場で記録することを徹底すれば、業務効率は劇的に上がります。

ナースステーションに戻ってから思い出して記録した場合、「思い出すこと」に時間がかかるため大きな無駄が生じます。場合によっては、再度確認しなければならないこともあるでしょう。そうした事態を防ぐためにも、ベッドサイド入力を導入することはとても大切です。

このメソッドを実践するためには次の4つのステップを踏む必要があります。

iPadなどの軽量タブレットに加えて、耐久ケース、ストラップを用意する必要があります。

タップ中心（選択式）、音声入力（短文）、テンプレ呼び出し1クリックなどに設定して、「30秒で1記録」を目指しましょう。

病棟内のwi-fi死角をゼロにします。これが弱いと100％失敗してしまいます。

「後で入力」を禁止して、ベッドサイド入力を原則化します。

効果

よくある失敗・不安

「患者に失礼では？」の不安の声が上がる場合がありますが、むしろ入力ミスが減るため安全性が向上するため、患者にとってもメリットが大きいといえます。

また、「端末だけ配布して終わり」「UIがPC版と同じ」などの場合、結果として誰も使わないことから失敗に終わりがちです。

メソッド3：機器連携（PACS・予約システム）による「二重転記」の徹底排除

もう一つの重要なポイントは、「二重転記」を徹底的に排除することです。

まず、「二重転記」の典型例としては次のようなことが挙げられます。

これが最大の無駄になります。

連携対象の代表例は次の通りです。

クリニック運営において絶対に外せないのがレセコンとの連携（ORCA連動など）です。カルテに入力した診療内容や処方データが自動で会計システムに飛ぶようにすることで、事務スタッフによる算定の二重入力を防ぎ、会計待ちの時間を大幅に短縮できます。

PACSを電子カルテと連携して、ワンクリックで画像を参照して、所見を自動で取り込めるようにします。

診察・検査予約の受付情報が自動で反映されるようになります。

バイタル・血液検査の数値が自動で入力されるようになります。

効果

経営者必見！　電子カルテのROI（投資対効果）を高める戦略

続いては、電子カルテのROI（投資対効果）を高める戦略について解説していきます。

電子カルテのROIを高めるための戦略について考えるにあたっては、単に「導入費を回収する」だけではなく、「止まらない運用」「将来の制度変更への適応力」まで含めて最大化することが本質です。

これを踏まえたうえで、電子カルテのROIを高めるための戦略について考えるにあたっては、次の2つを中核としておさえることが不可欠です。

なお、クラウド型への移行とIT-BCPは「止まらない仕組み」（攻めのROI）、法的要件と最新ガイドラインへの準拠は「損失を防ぐ仕組み」（守りのROI）となり、両方を実践することによって初めてROIが最大化されます。

それでは、2つの仕組みについて詳しく解説していきます。

クラウド型への移行とIT-BCP

クラウド型への移行とIT-BCP（災害や障害発生時でも、業務に必要なITシステムの運用を継続するためのBCP対策）がなぜ大切かというと、「電子カルテが止まらない仕組み」を作ることによって、機会損失を防いで、ROIを底上げすることができるからです。

では、なぜオンプレミス型からクラウド型へ移行することが大切かというと、オンプレミス型の場合、サーバー障害が起きると診療が停止しますし、災害に遭うとデータを焼失してしまいます。1回の停止で、数十万～数百万円の機会損失となるだけでなく、医療機関としての信用が低下してしまいます。

一方、クラウド型はデータセンターが分散していることから、災害時も復旧可能なうえ、保守・アップデート込みの運用コストが平準化されていることから、突発コストを減らすことにもつながります。

IT-BCPの実装ポイント

ただし、クラウド型は復旧は可能であるものの、何もしなければ、“災害時でも診療が止まらない”ということはありません。

万が一の場合も事業を継続することができるよう、次のことを実行しておくことが大切です。

万が一の際のオフライン手順を決めて、年に1回以上、代替手段の訓練をおこなっておきます。「オフライン手順」の選択肢としては、たとえば「紙カルテで運営する」「ローカルで閲覧する」などが挙げられます。

メイン回線＋バックアップ回線（例：光＋5Gなど）によって、「通信切断＝業務停止」となることを防ぎます。

RTO（復旧時間目標）：何時間で復旧するか
RPO（復旧時点目標）：どこまでデータを戻すか

を設定しておくことも大切です。
たどてば、「RTO：2時間以内、RPO：15分以内」などと設定します。

稼働率99.9％以上、国内データセンター利用、医療実績豊富、などの条件がそろっているベンダーを選びます。

よくある失敗

「クラウドであれば絶対安全」と思い込むのは危険です。その結果として回線を1本しか用意していなかったり、現場がBCPについて理解していなかったりすると、結果として災害時に電子カルテを活用できないということになりかねません。

法的要件と最新ガイドラインへの準拠

法的要件と最新ガイドラインへの準拠がなぜ大切かというと、「後からの改修コスト」と「監査リスク」を回避して、ROIを守ることにつながるからです。

非準拠だとなぜROIに直結するかというと、システム改修費（数百万円～）、指導・監査対応コストがかかるだけでなく、診療報酬返還も起こり得るため、“見えない損失”が大きくなります。

主な法的要件・ガイドライン

また、主な法的要件・ガイドラインとしては次が挙げられます。

医療情報システムの安全管理ガイドラインです。アクセス制御・ログ管理などが必須となります。

真正性（改ざん防止）、見読性（人が読める）、保存性（長期保存）の3原則は電子カルテの基本中の基本です。

アクセス制限、持ち出し制御などがあります。

HL7／FHIRであることによって、他システムとも連携が容易です。また、将来的な拡張にも対応できます。

実務でやるべきこと

上記を踏まえたうえで、実務でやるべきことは次の通りです。

年1回以上、ログ・アクセス権を確認します。

医師・看護師・事務で分離させて、最小権限を原則とします。

契約で責任範囲を明確化します。

現場からよくあるFAQ（電子カルテ運用編）

続いては、電子カルテ運用に関して、現場からよく出る質問とその答えをみていきましょう。

Q. ベンダーのサポートはどこまで頼るべきですか？

結論からいうと、技術は任せても、運用は任せるべきではありません。

ベンダーに頼るべき領域

ベンダーに頼るべき領域は次の通りです。

テンプレ作成支援
画面レイアウト調整
マスタ設定（薬剤・検査など）

これらは、現場だけでやると非効率となりがちです。

不具合
動作遅延
データ不整合

これらに関しては、基本的にプロに任せるべき領域であるといえます。

診療報酬改定
セキュリティ対応

アップデートの質は、基本的にベンダー依存となります。そのため、ベンダー選びの際には、厳しくチェックする必要があります。

操作研修
管理者トレーニング

立ち上げ期は特に重要となります。

ベンダーに頼り過ぎてはいけない領域

反対に、ベンダーに頼り過ぎてはいけない領域は次の通りです。

看護記録の書き方
申し送り方法
指示受けの流れ

ベンダーは、“業務のプロ”ではないためです。

何を記録するか
どこまで省略するか

これらは、現場の人間で決めないと“使えないテンプレ”になってしまいます。

入力タイミング
修正ルール
権限管理

ここが曖昧だと崩壊してしまいます。

ベストな関係性

ベンダーと医療機関のベストな関係性は次の通りです。

ベンダー＝技術パートナー
医療機関＝運用オーナー

実務テクニック

ベストな関係性を保つための実務テクニックとしては、まず、「要望は具体化して出す」ことが大切です。

たとえば、「もっと使いやすくしてほしい」ではなく、「クリック数を3回以内に収めてほしい」など、具体的にどのように改善してほしいのかを伝えます。

また、月1程度で定例MTGの時間を持つことによって、改善サイクルが上がります。

Q. 移行期間中の「紙と電子の二重運用」を乗り切るコツは？

結論としては、「長くやらない設計」がすべてとなります。つまり、できるたけ短期間に完全移行させてしまうということです。

これを踏まえたうえで、「紙と電子の二重運用」を乗り切るコツは次の通りです。

2週間～1か月程度で完全移行できるのが理想です。「終わりが見えない」は一番のストレスになります。

電子カルテを主（正式記録）、紙カルテを補助として移行を進めていきます。

いきなり全部やろうとすると、負担が大きすぎて、やる気を失うリスクがあるだけでなく、乗り換え業務に時間をとられて、他の業務が回らなくなる可能性があります。

たとえば、次のように進めることで、負担を分散させるといいでしょう。

（例）
1週目：バイタル・看護記録のみ
2週目：指示受け追加
3週目：全業務

スーパーユーザーを各病棟に1～2名配置して、即時質問できる環境を整えることが有効です。「わからないことがあるのに聞けない」という状況が、一番、詰まりやすいといえます。

紙帳簿の撤去、印刷制限などによって、逃げ道をなくすことも大切です。

現場のストレス対策

スタッフがカルテ乗り換えのストレスに潰されないよう、「最初は遅くても当たり前」を共有するなど、心理設計を考えて実践することも大切です。

また、最初に移行期間を決めることによって焦りが生まれないよう、一時的な残業は許容しながら、そのぶんの残業代はきちんと出すなどして、スタッフに余計なストレスを与えないようにしましょう。

Q. 申し送りは電子カルテのみでいいですか？

紙と口頭との使い分け問題が生じるケースは多いですが、多くの施設では、「電子カルテ＋口頭補足」に落ち着きます。

ただし、単なる口頭補足に頼るのではなく、電子カルテに備わっている「付箋機能」や「院内掲示板・メッセージ機能」を活用するのがポイントです。特に重要な引き継ぎ事項は、カルテを開いた瞬間に目に入る「アラート機能」などを設定することで、申し送りの漏れをシステム的に防ぐことができます。まずは「基本はシステム上で完結させ、ニュアンスを伝えたい部分のみ口頭で補足する」というルール決めから始めましょう。

Q. 年配スタッフがいつまでたっても使いこなせない場合はどうすればいいですか？

年配スタッフがいつまでも電子カルテを使いこなせないことに悩む医療機関は非常に多いです。

結論からいうと、無理に全員に同じレベルのタイピングスキルを求める必要はありません。個別フォローを実施すると同時に、「音声入力ツール」を導入してタイピングの負担をなくしたり、マウスクリックだけで記録が完了する「選択式のシンプル入力用テンプレート」を用意したりするなど、システム側でアプローチできる工夫がたくさんあります。それぞれの強みを活かせるよう、ITツールを賢く使い分けながらサポートしていくことが大切です。

システムに人が合わせるのではなく、「人の運用を楽にする」を第一に考えよう

電子カルテの設計次第で、現場は天国にも地獄にもなります。上手に設計すれば、業務時間を30～50％減らすことができる一方で、設計がうまくいっていなければ、逆に残業が発生する可能性がかなり高いためです。そのため、電子カルテでできることに合わせて業務の流れなどを変えていくのではなく、「どうすればもっと業務が楽になるか」を考えて設計していくことが非常に大切です。運用を楽にするための設計がわからないという場合は、自社の電子カルテのベンダーに聞くなどするといいでしょう。また、これから電子カルテを導入する場合は、導入候補の電子カルテベンダーに業務に関する悩みを伝えて、悩み改善に役立つ電子カルテであるかどうかを確認することも大切です。納得のいく電子カルテを選ぶことは、業務効率化の第一歩となるので、妥協することなく、自院にとってベストな選択をしてくださいね。

Mac・Windows・iPadで自由に操作、マニュア ルいらずで最短クリック数で診療効率アップ

オンライン診療機能を搭載 したクラウド型電子カルテ 「CLIUS」

特徴

１．使いやすさを追求したUI・UX ・ゲーム事業で培って来た視認性・操作性を追求したシンプルな画面設計 ・必要な情報のみ瞬時に呼び出すことが出来るため、診療中のストレスを軽減 ２．診療中の工数削減 ・AIによる自動学習機能、セット作成機能、クイック登録機能等 ・カルテ入力時間の大幅削減による患者様と向き合う時間を増加 ３．予約機能・グループ医院管理機能による経営サポート ・電子カルテ内の予約システムとの連動、グループ医院管理機能を活用することにより経営サポート実現 ・さらにオンライン診療の搭載による効率的・効果的な診療体制実現

対象規模

無床クリニック向け 在宅向け

オプション機能

オンライン診療 予約システム モバイル端末 タブレット対応 WEB予約

提供形態

サービス クラウド SaaS 分離型

診療科目

内科、精神科、神経科、神経内科、呼吸器科、消化器科、、循環器科、小児科、外科、整形外科、形成外科、美容外科、脳神経外科、呼吸器外科、心臓血管科、小児外科、皮膚泌尿器科、皮膚科、泌尿器科、性病科、肛門科、産婦人科、産科、婦人科、眼科、耳鼻咽喉科、気管食道科、放射線科、麻酔科、心療内科、アレルギー科、リウマチ科、リハビリテーション科、、、、

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